مسؤول دعم المؤتمرات - عقد مستقل/مؤقت لمدة 5 أشهر

الوصف

وصف الشركة تَحَالُف هي أكبر منظم للفعاليات الحية وعند الطلب بين الشركات (B2B) في المملكة العربية السعودية من حيث المساحة والحضور والزملاء والإيرادات. وهي مشروع مشترك بين Informa PLC والاتحاد السعودي للأمن السيبراني والبرمجة والدرونز (SAFCSP) وصندوق الفعاليات الاستثمارية (EIF). تَحَالُف جريئة، ذات رؤية، ومصممة على إحداث تأثير. يتبنى فريقنا ثقافة التعاون والإبداع والقليل من المرح، حيث تسود روح العمل الجماعي ويشعر العمل بالإثارة مثل الفعاليات التي نصنعها. يتطلب التوسع بهذه الوتيرة أيضًا شركاء محليين استثنائيين، وتفخر تَحَالُف بالعمل مع مجموعة من المنظمات الحكومية وغير الحكومية في طليعة مشهد الفعاليات الكبيرة B2B و B2C في المملكة العربية السعودية. كن جزءًا من شيء كبير مع سلسلة فعاليات تَحَالُف التي حطمت الأرقام القياسية: LEAP و Cityscape - أكبر الفعاليات في العالم في مجالات التكنولوجيا والعقارات على التوالي؛ Black Hat MEA - حاملة الرقم القياسي العالمي في موسوعة غينيس لأكبر مسابقة CTF خلال الفعالية؛ و CPHI Middle East - أكبر فعالية إطلاق صيدلانية في التاريخ، على سبيل المثال لا الحصر. تُحدث تَحَالُف تأثيرًا كبيرًا في قطاع الفعاليات العالمي. انضم إلى فريقنا الطموح والملتزم للغاية، الذي لا يخشى تجاوز الحدود وتغيير الوضع الراهن. من اليوم الأول، ستنغمس في مشاريع واسعة النطاق تحت إشراف فريق قيادي داعم سيشجع تطويرك الشخصي ويفتح الأبواب لفرص جديدة. وصف الوظيفة نبحث عن مسؤول إداري استثنائي يتمتع باهتمام قوي بالتفاصيل وكفاءة في برنامج Excel للانضمام إلينا كمسؤول دعم مؤتمرات لوظيفة مستقلة لمدة 5 أشهر. في هذا الدور، ستحتاج إلى استخدام مهاراتك الاستثنائية في Excel لإدارة عمليات البحث (v-lookups) والجداول المحورية (pivot tables) ومتطلبات التقارير المالية للفريق. ستشمل المسؤوليات الأخرى ما يلي: - متابعة الميزانية على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لفريق المحتوى والمبيعات. - مدفوعات المتحدثين في المؤتمرات: مكافآت، رسوم متحدثين، تعويضات متحدثين، إلخ. - مدفوعات الموردين للفعاليات المتعلقة بفرق المحتوى وكبار الشخصيات وبرنامج المستثمرين والمبيعات. - إدارة نماذج مصاريف الفعاليات من موردي الخدمات اللوجستية/البائعين ومدفوعات الفواتير حيثما ينطبق ذلك. - تحديث متتبعات الميزانية والفواتير والعاملين المؤقتين. - الاحتفاظ بسجلات وقواعد بيانات دقيقة تتعلق بالمتحدثين ومدفوعات موردي المحتوى/الخدمات اللوجستية. - إنشاء وتحديث دليل الاعتماد حسب مزود الاعتماد إذا كان ذلك مطبقًا. - تحميل محتوى المؤتمر (برنامج المؤتمر، تفاصيل المتحدثين، الأوراق البيضاء) على منصة الفعاليات الرقمية. - تقديم الدعم الإداري العام لفريق المؤتمر حسب الحاجة. المؤهلات ما ستقدمه: لتكون متألقًا في هذا الدور، يجب أن تكون نجمًا في Excel! يجب أن يكون لديك خبرة في عمليات البحث (v-lookups) والجداول المحورية (pivot tables) والتقارير المالية. كفاءاتك الرئيسية: - مهارات التواصل - خدمة العملاء - مهارات تكنولوجيا المعلومات مثل Microsoft Office - إدارة علاقات العملاء (CRM)، مهارات تنظيمية - القدرة على تحديد أولويات عبء العمل - الاهتمام بالتفاصيل - الالتزام بالمواعيد النهائية - القدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق معلومات إضافية يرجى ملاحظة أن هذا الدور هو دور مستقل ومحدد المدة. يمكن أداؤه عن بعد. لا يمكننا توفير دعم للانتقال أو الرعاية لهذا المنصب. نحن لا نقبل الاختلاف فحسب، بل نحتفل به. نرحب بالمتقدمين من جميع الخلفيات والظروف ونبني قرارات التوظيف على المؤهلات والجدارة ذات الصلة. نفخر بتوفير بيئة صديقة لذوي الإعاقة. إذا كنت بحاجة إلى أي دعم أو تعديلات للمشاركة في عمليات المقابلة أو الاختيار لدينا، يرجى إخبارنا.

ما ستقوم به

• • إدارة التقارير المالية وتتبع الميزانية ومدفوعات الموردين باستخدام وظائف Excel المتقدمة.
• • تقديم الدعم الإداري لمحتوى المؤتمرات وإدارة المتحدثين وتحديثات المنصة الرقمية.

المتطلبات

يجب أن يكون خبيرًا في Excel، وتحديداً في V-lookups والجداول المحورية. يتطلب مهارات تنظيمية قوية والقدرة على التعامل مع الإدارة المالية ومدفوعات البائعين.

الأسئلة الشائعة