مدير مشتريات

الوصف

ملخص الوظيفة مسؤول عن اتباع الإجراءات المتبعة في طلب واستلام وتخزين وتوزيع ودفع الأصناف. يقوم بصياغة قائمة موردين معتمدة تشمل جميع الفئات. ملف المرشح التعليم والخبرة درجة بكالوريوس لمدة 4 سنوات في المالية والمحاسبة أو تخصص ذي صلة. أو خبرة لا تقل عن سنتين في المشتريات أو مجال ذي صلة. أنشطة العمل الأساسية إدارة العمل والمشاريع والسياسات والمعايير للمشتريات عبر الأقسام - يقوم بإنشاء وتقديم نتائج دقيقة وفي الوقت المناسب في شكل تقارير وعروض تقديمية وما إلى ذلك. - يقوم بتجميع وتصنيف وترميز وحساب وجدولة ومراجعة أو التحقق من المعلومات أو البيانات. - يضمن الامتثال للمعايير الصحية. - يساعد الشيف التنفيذي في جميع جوانب المشتريات (مثل الأغذية والمشروبات والمواد القابلة للتحكم) لضمان الجودة والربحية. - يطلب جميع الأغذية والمشروبات بناءً على احتياجات العمل. - يساعد الشيف التنفيذي في الحفاظ على/خفض تكاليف الأغذية/المواد القابلة للتحكم المدرجة في الميزانية. - يفوض ويفرض تدوير المخزون بنظام "الوارد أولاً يخرج أولاً" لجميع منتجات المخزن. - يحافظ على معايير النظافة والسلامة كما هو محدد في إرشادات العلامة التجارية. - يضمن وجود ضمانات مناسبة لأمن أصول مخزن الأغذية والمشروبات. - يفرض استخدام الأصناف مع موظفي المخزن وإدارة المطبخ للحفاظ على المخزون عند أدنى المستويات الممكنة. - يتواصل مع المطبخ وإدارة المطعم والموردين لضمان أن توقيت التسليم يلبي احتياجات إنتاج الطعام المتقدمة. - يتحقق من الفاتورة على البضائع المستلمة مقابل الشحنة لضمان أن الكمية والجودة والأوزان ومواصفات الشراء كما هو مطلوب. - يستخدم برامج الكمبيوتر الحالية لأداء تكاليف الأغذية والمشروبات اليومية ونهاية الفترة. - يحافظ على ضوابط المخزون للمستويات المناسبة، التواريخ، التدوير، الطلبات، إلخ. - يكمل المهام الإدارية في الوقت المناسب (مثل C-7s، تسعير القوائم، واجبات المكتب العامة). - يكمل جرد نهاية الفترة وفقًا لإجراءات التشغيل القياسية للأغذية والمشروبات والمحاسبة. - يحسب الأرقام لجرد الأغذية والمشروبات. - يضمن توصيل مشكلات الأسعار وتوافر المنتج حسب الحاجة إلى مدير الأغذية والمشروبات والشيف التنفيذي. - يضمن الالتزام بجميع LSOPs من قبل جميع الموظفين. - يستلم ويفحص جميع التسليمات. - يحتفظ بسجل دقيق للمواد القابلة للتحكم ومخزون المشروبات الدائم. - يضمن الإدارة الدقيقة لجميع الفواتير، والالتزام بإجراءات مسك الدفاتر الصحيحة. إظهار وتطبيق المعرفة المحاسبية على عمليات الشراء - يظهر معرفة بالقضايا والمنتجات والأنظمة والعمليات ذات الصلة بالوظيفة. - يستخدم أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) للبرمجة، وكتابة البرامج، وإعداد الوظائف، وإدخال البيانات، أو معالجة المعلومات. - يستخدم المعلومات ذات الصلة والحكم الفردي لتحديد ما إذا كانت الأحداث أو العمليات تتوافق مع القوانين أو اللوائح أو المعايير. - يواكب التطورات التقنية ويطبق المعرفة الجديدة على وظيفته. دعم عمليات الشراء - يستخدم مهارات التعامل مع الآخرين والتواصل لقيادة الآخرين والتأثير عليهم وتشجيعهم؛ يدعو إلى اتخاذ قرارات مالية/تجارية سليمة؛ يظهر الصدق/النزاهة؛ يقود بالقدوة. - يضمن معالجة المواقف التأديبية في الوقت المناسب وباتساق. - يضمن إكمال مراجعات الأداء في الوقت المناسب للمشرفين والموظفين غير الإداريين. الحفاظ على أهداف المالية والمحاسبة - يقدم التقارير في الوقت المناسب، ويضمن الالتزام بالمواعيد النهائية للتسليم. - يضمن توثيق الأرباح والخسائر بدقة. - يحقق ويتجاوز الأهداف بما في ذلك أهداف الأداء، وأهداف الميزانية، وأهداف الفريق، إلخ. - يضع أهدافًا وخططًا محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز عمله. - يراقب جميع الضرائب المطبقة، ويضمن أن الضرائب حديثة، ويتم تحصيلها و/أو استحقاقها. مسؤوليات إضافية - يقدم المعلومات للمشرفين والزملاء والمرؤوسين عن طريق الهاتف، أو في شكل مكتوب، أو البريد الإلكتروني، أو شخصيًا. - يحلل المعلومات ويقيم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات. - يتفاعل مع موظفي المطبخ والموردين والشيف التنفيذي. - يستخدم برامج الكمبيوتر الحالية بفعالية لنشر الفواتير وتحديث الأصناف والتكاليف. - يحضر ويشارك في جميع الاجتماعات ذات الصلة. - يقدم التوجيه والمساعدة للوحدات التنظيمية الأخرى فيما يتعلق بسياسات وإجراءات المحاسبة والميزانية، والتحكم الفعال في الموارد المالية واستخدامها. - يبلغ و/أو يحدث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب. إدارة العمل التأديبي والمشاريع والسياسات - ينسق وينفذ أعمال ومشاريع المحاسبة حسب التكليف. - ينسق وينفذ ويتابع عمليات التدقيق لجميع مجالات عمليات الممتلكات. - يلتزم بالقوانين الفيدرالية وقوانين الولاية المطبقة على إجراءات العمليات. - يولد ويقدم نتائج دقيقة وفي الوقت المناسب في شكل تقارير وعروض تقديمية وما إلى ذلك. - يحلل المعلومات ويقيم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات. - يجمع ويرمز ويصنف ويحسب ويجدول ويدقق أو يتحقق من المعلومات أو البيانات. - يوازن الدفاتر. دعم عمليات الممتلكات - يعمل مع فرق العمليات لتطوير استراتيجية تشغيلية تتماشى مع استراتيجية العمل للعلامة التجارية ويقود تنفيذها. - يراجع بطاقات التعليقات ونتائج رضا النزلاء والبيانات الأخرى لتحديد مجالات التحسين. - يقيم ما إذا كانت فرق التخصص تلبي احتياجات الخدمة ويقدم ملاحظات للفرق. - يشارك في جولات تفقدية للممتلكات لضمان صيانة جميع المناطق بشكل جيد ووجود عمليات صيانة وقائية. - يقوم بجولات في المبنى بانتظام ويتحدث مع الموظفين والنزلاء لفهم احتياجات العمل وتقييم الفرص التشغيلية. - يراجع النتائج من بطاقات التعليقات ونتائج رضا النزلاء مع فريق القيادة ويضمن اتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة. - يعمل مع الفريق لوضع عمليات وأنظمة عمل مستدامة تدعم تنفيذ الاستراتيجية. - يراجع التقارير والبيانات المالية لتحديد أداء العمليات مقابل الميزانية. - يوصل رسالة واضحة ومتسقة بشأن أهداف القسم لتحقيق النتائج المرجوة. إدارة ومراقبة الأنشطة التي تؤثر على تجربة العملاء والنزلاء - يقدم خدمة عملاء ممتازة من خلال توفره/سهولة الوصول إليه لجميع العملاء والنزلاء. - يتخذ أساليب استباقية عند التعامل مع مخاوف العملاء والنزلاء. - يظهر الاحتراف واللياقة للعملاء والنزلاء في جميع الأوقات. - يستجيب في الوقت المناسب لطلبات قسم خدمة العملاء. - يضمن أن جميع أعضاء الفريق يلبون أو يتجاوزون جميع متطلبات الضيافة. دعم الربحية - يدعم عمليات تدقيق الجودة السنوية. - يراجع البيانات المالية وتقارير المبيعات والنشاط وبيانات الأداء الأخرى لقياس الإنتاجية وتحقيق الأهداف وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تخفيض التكاليف وتحسين البرامج. دعم معايير السلامة وإجراءات العمل - ينفذ خطة الطوارئ للممتلكات. - يوفر بيئة عمل آمنة بما يتوافق مع إدارة السلامة والصحة المهنية/MSDS. - ينفذ ويحافظ على برامج الوقاية من الحوادث في الممتلكات. - يتبع خطط التعافي الخاصة بالممتلكات. مسؤوليات إضافية - يقدم المعلومات للمشرفين والزملاء والمرؤوسين عن طريق الهاتف، أو في شكل مكتوب، أو البريد الإلكتروني، أو شخصيًا. - يظهر الثقة بالنفس والطاقة والحماس. - يدير النزاعات الجماعية أو الشخصية. - يبلغ و/أو يحدث المديرين التنفيذيين والأقران والمرؤوسين بالمعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب. - يدير الوقت ويمتلك مهارات تنظيمية. - يقدم الأفكار والتوقعات والمعلومات بطريقة موجزة ومنظمة. - يستخدم منهجية حل المشكلات.

ما ستقوم به

• • مدير المشتريات مسؤول عن الإشراف على شراء وتخزين وتوزيع البضائع مع ضمان الامتثال للمعايير الصحية والمالية.
• • يتعاون مع الشيف التنفيذي والإدارة للحفاظ على مستويات المخزون، وإدارة علاقات الموردين، وتحسين تكاليف الأغذية والمشروبات.

المتطلبات

يجب أن يحمل المرشحون درجة بكالوريوس لمدة 4 سنوات في المالية أو المحاسبة أو مجال ذي صلة، أو أن يكون لديهم خبرة لا تقل عن سنتين في مجال المشتريات. مطلوب إتقان أنظمة الكمبيوتر لمعالجة البيانات وفهم قوي لمبادئ المحاسبة.

الأسئلة الشائعة