مدير ثانٍ، مناقصات وعقود

الوصف

الغرض الوظيفي العمل مع رئيس قسم المناقصات والعقود لإدارة جميع أنشطة المناقصات "المؤهلات المسبقة، طلبات تقديم العروض، تحليل المناقصات، توصية الترسية، توقيع العقد، وإدارة ما بعد العقد"، وترتيب وصياغة جميع الوثائق التعاقدية. يهدف هذا الدور إلى ضمان التحكم في العقود وإدارتها بشكل صحيح، وحفظ حقوق الشركة، وتنظيم واسترجاع الموافقات من فرق التطوير، والفرق الفنية، وفرق البناء، أو الأقسام بطريقة دقيقة وفي الوقت المناسب وفعالة. المسؤوليات الرئيسية مساعدة رئيس قسم المناقصات والعقود عند القيادة والتوجيه والدعم الفني في جميع خطوات عملية المناقصات (طلب تقديم العروض، تحليل المناقصات، توصية الترسية، وصياغة العقد وما إلى ذلك) لضمان الامتثال لمعايير السياسة والإجراءات للشركة. إعداد ميزانيات البناء الأولية بناءً على البيانات التاريخية وأسعار السوق السائدة لمساعدة فريق التطوير على تشغيل جدوى المشاريع. إدارة توقيع العقد من الطرفين وفقًا لخطاب التفويض والتأكد من إرفاق جميع الملاحق والجداول والوثائق الأخرى كجزء من العقد. مراجعة ومواءمة جميع الوثائق التعاقدية وتحديدها وتوزيعها وأرشفتها بشكل صحيح وفقًا لسياسة وإجراءات الشركة. ضمان استخدام النماذج والقوالب الموحدة. استخدام قالب العقد المعتمد للمصممين والاستشاريين الإشرافيين والمقاولين العامين. إصدار وإنشاء أمر الشراء على نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وفقًا للميزانية المعتمدة حسب مستوى الصلاحية ولجنة المناقصات. صياغة ومتابعة الرسائل، إشعارات التصحيح "NTC"، ملاحق العقود وما إلى ذلك بما يتماشى مع شروط وأحكام العقد. مراجعة المطالبات والتفاوض بشأنها وإصدار أوامر التغيير المحتملة. إعداد وإصدار طلبات تقديم العروض، وتتبع وضمان تقديم المقترحات في الوقت المناسب، والتعامل مع استفسارات وملاحظات مقدمي العروض، وتنظيم اجتماعات فتح العروض، وإجراء التقييمات الفنية والتجارية، وتقدير أسعار الميزانية، والتفاوض على أفضل الاتفاقيات مع مقدمي العروض. التنسيق مع رئيس قسم المناقصات والعقود، ثم مساعدته في التنسيق مع أصحاب المصلحة الآخرين بشأن أي اختلافات في جداول الكميات. تتبع التغييرات في التصميم و/أو أعمال البناء وتعديل الميزانية وفقًا لذلك. إعداد جداول ميزانيات المشروع / جداول مراقبة التكاليف / جداول التدفق النقدي بالتنسيق مع رئيس قسم المناقصات والعقود ومساعدته في إعداد التقارير لمدير المشاريع حول الفعلي مقابل الميزانية وتسليط الضوء على تجاوزات التكاليف المحتملة. الإشراف على مراجعة واعتماد شهادات دفع الفواتير "IPFs" للموردين والاستشاريين والمقاولين ثم مشاركتها مع رئيس قسم المناقصات والعقود. قيادة عملية دفع الفواتير والتأكد من إتمامها في الوقت المحدد لأصحاب المصلحة وفقًا للعقد. إجراء تقدير تكلفة المشروع للمشاريع قبل إصدار طلب تقديم العروض. عقد اجتماعات دورية مع البائعين/المقاولين/الاستشاريين للخطط المستقبلية وإدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة. حضور اجتماع مع قسم الإنشاءات/الهندسة ومعالجة مخاوفهم إن وجدت. تطوير وتعزيز مهارات الاتصال والعرض القوية. توفير قيادة متميزة لأعضاء الفريق، بما في ذلك اغتنام الفرص والمسؤولية عن التدريب والتطوير، لزيادة مخرجات العمل وجودة عمل الموظفين. مساعدة رئيس قسم المناقصات والعقود في إعداد التقارير بانتظام لمدير المشاريع حول جميع المخاطر المتعلقة بتسليم المشروع والأداء واتجاهات السوق والصناعة. مراقبة أنظمة أرشفة المشاريع لضمان التقاط جميع بيانات ومعلومات المشروع ذات الصلة والاحتفاظ بها لفترة مناسبة. الحفاظ على معرفة جيدة بمواد البناء وزيارة المعارض المحلية والدولية. استخدام أحدث أدوات الذكاء الاصطناعي لتعزيز سير العمل والجودة وتحسين المخرجات. المؤهلات والخبرة المطلوبة درجة البكالوريوس في الهندسة أو الهندسة المعمارية أو إدارة الإنشاءات أو ما شابه ذلك. خبرة لا تقل عن 7-10 سنوات في العقارات / الإنشاءات السكنية / الصناعة المتخصصة التجارية مفضلة. معرفة شاملة بإدارة العقود ومراقبة التكاليف وإدارة الميزانية وإدارة الوثائق. يجب أن يكون قادرًا على إدارة مهام متعددة ولديه مهارات متابعة ممتازة داخليًا وخارجيًا. يجب أن يكون لاعبًا جماعيًا يتمتع بمهارات تعاون قوية وحل المشكلات. يجب أن يكون لديه سيارة ورخصة قيادة سارية المفعول وأن يكون مستعدًا للسفر. اللغات ومهارات الحاسوب المطلوبة مهارات متقدمة في مجموعة برامج Microsoft Office، بما في ذلك Outlook و Excel و Word و PowerPoint. معرفة ومهارات متوسطة في أنظمة برامج الجدولة وتخطيط موارد المؤسسات (ERP) القياسية في الصناعة (JD Edwards، Oracle، SAP، إلخ) وبرامج التصميم بمساعدة الحاسوب ولكن لا تقتصر على AutoCAD.

ما ستقوم به

• • سيقوم المدير الثاني، المناقصات والعقود بإدارة جميع أنشطة المناقصات، مع ضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة. ويشمل ذلك إعداد الميزانيات، وإدارة توقيع العقود، والإشراف على مدفوعات الفواتير.

المتطلبات

يجب أن يكون لدى المرشحين درجة البكالوريوس في الهندسة أو الهندسة المعمارية أو إدارة الإنشاءات، بالإضافة إلى 7-10 سنوات من الخبرة في العقارات أو البناء. المعرفة القوية بإدارة العقود وإدارة الميزانية ضرورية.

التعليم المطلوب

• درجة البكالوريوس