مراقب مستندات أول

الوصف

ملخص الوظيفة تسعى شركة HanmiGlobal Saudi للبحث عن مراقب مستندات أول (بنية تحتية) – LDIP ذو تنظيم عالٍ وخبرة لإدارة والإشراف على جميع وثائق المشروع وأنشطة التحكم في المستندات عبر مشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن ضمان دقة وسلامة وتوزيع وتوافق وثائق المشروع طوال دورة حياة المشروع. يتطلب هذا الدور خبرة واسعة في التحكم في المستندات ضمن بيئات إدارة المشاريع الإنشائية (PMC) أو الاستشارات الهندسية، ومعرفة قوية بأنظمة إدارة المستندات، والقدرة على التنسيق بفعالية مع الفرق متعددة التخصصات والعملاء والاستشاريين والمقاولين للحفاظ على تدفق فعال للمستندات والامتثال لمتطلبات حوكمة المشروع. المسؤوليات الرئيسية إدارة التحكم في المستندات - إدارة عملية التحكم في المستندات من البداية إلى النهاية لمشاريع البنية التحتية وتطوير الأراضي. - ضمان تسجيل وتوزيع وتتبع وأرشفة جميع وثائق المشروع الواردة والصادرة بدقة. - الحفاظ على ترقيم المستندات، والتحكم في المراجعات، والمراسلات، وسجلات المستندات وفقًا لإجراءات التحكم في مستندات المشروع. - التحقق من جودة المستندات واكتمالها وامتثالها قبل التوزيع. أنظمة إدارة المستندات - إدارة وصيانة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Aconex، وAutodesk Construction Cloud (ACC)، وSharePoint، أو أي منصات أخرى معتمدة. - مراقبة سير عمل المستندات، والموافقات، ودورات المراجعة لضمان المعالجة في الوقت المناسب. - ضمان توافق بيانات المستندات الوصفية، وهياكل الملفات، واتفاقيات التسمية مع معايير المشروع. تنسيق المشروع - التنسيق مع مديري المشاريع، ومديري التصميم، والمهندسين، والاستشاريين، والمقاولين، والعملاء فيما يتعلق بتقديم المستندات والموافقات. - دعم الفرق متعددة التخصصات من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى أحدث المستندات المعتمدة. - مراقبة حالة مراجعة المستندات والمتابعة الاستباقية للإجراءات المتأخرة. الجودة والامتثال - ضمان الامتثال لإجراءات التحكم في مستندات الشركة، ومتطلبات المشروع، ومعايير العميل. - الاحتفاظ بسجلات تدقيق دقيقة لجميع معاملات المستندات. - دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير سجلات المستندات وأدلة الامتثال. - حماية معلومات المشروع السرية والحساسة. التقارير - إعداد تقارير التحكم في المستندات الأسبوعية والشهرية، بما في ذلك حالة التقديم، والمستندات المتأخرة، ومقاييس الموافقة على المستندات. - الاحتفاظ بسجلات المستندات، وسجلات المراسلات، وسجلات الرسومات، وسجلات المراسلات. - تقديم تقارير حالة المستندات لقيادة المشروع والعملاء حسب الحاجة. التحسين المستمر - التوصية بتحسينات على عمليات وسير عمل التحكم في المستندات. - دعم تنفيذ حلول إدارة المستندات الرقمية ومبادرات الأتمتة. - تقديم التوجيه والإرشاد لمراقبي المستندات المبتدئين عند الاقتضاء. المؤهلات - درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المعلومات، أو الهندسة، أو تخصص ذي صلة. - شهادة مهنية في التحكم في المستندات أو إدارة المعلومات هي ميزة. الخبرة - خبرة لا تقل عن 7-10 سنوات في التحكم في المستندات ضمن مشاريع إدارة المشاريع الإنشائية (PMC)، أو الاستشارات الهندسية، أو البناء، أو البنية التحتية. - خبرة مثبتة في دعم مشاريع تطوير الأراضي، أو البنية التحتية، أو الطرق، أو المرافق، أو المشاريع الضخمة. - خبرة في إدارة الرسومات الهندسية، والوثائق الفنية، وطلبات المعلومات (RFIs)، والمستندات المقدمة، والمواصفات، والتقارير، ومراسلات المشروع. - خبرة في العمل مع الاستشاريين الدوليين وفرق المشاريع متعددة التخصصات.

ما ستقوم به

• • - سيدير مراقب المستندات الأول عملية التوثيق الشاملة لمشاريع البنية التحتية، مما يضمن الدقة والامتثال والتدفق الفعال للمستندات. وهو مسؤول عن إدارة أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية والتنسيق مع الفرق متعددة التخصصات للحفاظ على حوكمة المشروع.

المتطلبات

يجب أن يمتلك المرشحون درجة البكالوريوس و7-10 سنوات من الخبرة في التحكم في المستندات ضمن بيئات إدارة المشاريع الإنشائية (PMC) أو الاستشارات الهندسية. تعد الكفاءة القوية في منصات أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) والخبرة في مشاريع البنية التحتية أو المشاريع الضخمة من المتطلبات الأساسية.

الأسئلة الشائعة