منسق مشاريع (للسعوديين فقط)

الوصف

ديسيما إنترناشيونال هي شركة خدمات مهنية، تقدم خدمات إدارة المشاريع والتحكم فيها للعملاء في الولايات المتحدة والشرق الأوسط. مهمتنا هي أن نصبح المزود الأول للخدمات المهنية في جميع القطاعات الصناعية التي نعمل بها. لتحقيق ذلك، وضع مؤسسو ديسيما إنترناشيونال صيغة بسيطة لكنها قوية: التعامل مع كل مشاركة عميل كشراكة، وخلق بيئة تجذب أمهر المهنيين وتسمح لهم بالازدهار، وتنظيم النمو للحفاظ على التميز في معايير خدمتنا. نظرة عامة على الدور نحن نبحث عن مساعد إداري استباقي ومنظم ومهتم بالتفاصيل لدعم الأنشطة الإدارية والتشغيلية اليومية لمكتبنا في المملكة العربية السعودية. سيساعد المرشح الناجح في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة من خلال تنسيق الجداول الزمنية، وإدارة الوثائق والمراسلات، ودعم الاجتماعات وترتيبات السفر، وحفظ سجلات المكتب، ومساعدة الأقسام المختلفة في المتطلبات الإدارية العامة. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية قوية، وتواصل، ومتابعة، وتعدد المهام، بالإضافة إلى موقف مهني وموجه نحو الخدمة. المسؤوليات الرئيسية - تقديم الدعم الإداري اليومي للإدارة والفرق الداخلية. - إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات والجدولة حسب الحاجة. - تنسيق غرف الاجتماعات، وإعداد مواد الاجتماعات، ودعم الاجتماعات الداخلية والخارجية. - التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات والاستفسارات المكتبية العامة باحترافية. - إعداد وتنسيق وتنظيم وصيانة الوثائق والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات والسجلات الإدارية. - الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمادية بدقة. - تنسيق ترتيبات سفر العمل، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والمواصلات والوثائق ذات الصلة عند الحاجة. - دعم شراء اللوازم المكتبية، وتتبع المخزون، والتنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات. - المساعدة في الفواتير وطلبات الشراء ووثائق المصروفات والسجلات الإدارية الأساسية الأخرى. - تنسيق خدمات البريد السريع والتسليم والوثائق الواردة/الصادرة. - دعم أنشطة التوظيف للموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد محطة العمل والوثائق والتنسيق مع الأقسام ذات الصلة. - مساعدة الموارد البشرية والعمليات والمالية والأقسام الأخرى في المهام الإدارية حسب الحاجة. - الحفاظ على معايير المكتب والمساعدة في ضمان بقاء مكان العمل منظمًا ومهنيًا. - متابعة الإجراءات الإدارية الموكلة وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية. - التعامل مع معلومات الشركة والموظفين السرية بسرية تامة. - دعم فعاليات الشركة والاجتماعات وأنشطة الموظفين ومبادرات المكتب الأخرى عند الحاجة. المؤهلات - درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، التجارة، أو مجال ذي صلة. - 2-4 سنوات من الخبرة في دور مساعد إداري، مسؤول مكتب، مساعد تنفيذي، أو دور مماثل. - يفضل الخبرة السابقة في بيئة خدمات مهنية، هندسية، بناء، استشارية، أو متعددة الجنسيات. - إتقان قوي لبرامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة أوتلوك، وورد، إكسل، وباوربوينت. - مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية باللغتين الإنجليزية والعربية. - مهارات تنظيمية وإدارة وقت جيدة. - اهتمام قوي بالتفاصيل والقدرة على الاحتفاظ بسجلات دقيقة. - القدرة على إدارة أولويات متعددة والمتابعة بفعالية. - مظهر احترافي وأسلوب تواصل. - القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل مناسب. الكفاءات الرئيسية - التنظيم والتخطيط - الاهتمام بالتفاصيل - التواصل والمهارات الشخصية - المتابعة والمساءلة - إدارة الوقت - حل المشكلات - تعدد المهام وتحديد الأولويات - الاحترافية والسرية - القدرة على التكيف - العمل الجماعي والتوجه نحو الخدمة الملف الشخصي المفضل المرشح المثالي هو شخص منظم للغاية، ومتجاوب، واستباقي، بدلاً من شخص ينتظر التعليمات في كل مهمة. يجب أن يكون مرتاحًا لدعم أصحاب المصلحة المتعددين، والمتابعة بإصرار، وإدارة الأولويات المتغيرة، والحفاظ على الأنشطة الإدارية منظمة في بيئة مهنية سريعة الوتيرة. ديسيما إنترناشيونال هي صاحب عمل يلتزم بتكافؤ الفرص وسلامة ورفاهية الجميع. سيتم النظر في جميع المتقدمين المؤهلين للتوظيف دون اعتبار للعرق، الدين، العقيدة، اللون، الأصل القومي، النسب، الجنس (بما في ذلك الحمل، الولادة، الرضاعة الطبيعية، أو الحالات الطبية المتعلقة بالحمل، الولادة، أو الرضاعة الطبيعية)، العمر، الحالة الطبية، الحالة الزوجية أو الشراكة المنزلية، التوجه الجنسي، النوع الاجتماعي، الهوية الجندرية، التعبير الجندري وحالة المتحولين جنسياً، الإعاقة العقلية أو الجسدية، المعلومات الوراثية، الحالة العسكرية أو المحاربين القدامى، الجنسية، حالة الدخل المنخفض أو أي حالة أو خاصية أخرى محمية بموجب القانون المعمول به.

ما ستقوم به

• • يتضمن الدور تقديم دعم إداري شامل للإدارة والفرق الداخلية، بما في ذلك إدارة التقويمات، وتنسيق الاجتماعات، وصيانة الوثائق. بالإضافة إلى ذلك، سيساعد المنسق الأقسام المختلفة في المهام التشغيلية، وترتيبات السفر، وإدارة اللوازم المكتبية.

المتطلبات

يجب على المرشحين أن يكونوا حاصلين على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، التجارة، أو مجال ذي صلة. مطلوب خبرة لا تقل عن 2-4 سنوات في دور إداري أو دعم مكتبي، بالإضافة إلى إتقان قوي لبرامج مايكروسوفت أوفيس ومهارات تواصل ثنائية اللغة باللغتين الإنجليزية والعربية.

الأسئلة الشائعة