مساعد ممارس

الوصف

فريق عمليات المكتب لدينا هو في صميم ضمان سير العمليات اليومية للشركة بسلاسة وكفاءة. يدير فريقنا البنية التحتية والأنظمة والخدمات - عالميًا ومحليًا - المتعلقة بأماكن عمل مكاتبنا، والخدمات التشغيلية في الموقع وعن بعد، والأمن، والسلامة، ومجموعة من المجالات الأخرى. نحن نقدم دعم المساعد الشخصي وندير إنتاج المستندات وخدمات الترجمة والسفر. فريقنا مسؤول عن المناطق التي يتعامل فيها العملاء في جميع أنحاء الشركة، ويسعى دائمًا لضمان حصول العملاء والزوار الآخرين على تجربة عالمية المستوى. كما أننا نأخذ زمام المبادرة في إدارة عملياتنا اليومية بأكثر الطرق استدامة بيئيًا. بصفتك مساعد ممارس، ستلعب دورًا رئيسيًا في صميم فريقنا، حيث تقدم إدارة سير عمل شاملة وعالية الجودة ودعمًا تنظيميًا للمحامين والشركاء مع تولي مسؤولية مجموعة واسعة من المسؤوليات الإدارية. ستبني فهمًا عميقًا لاحتياجات عملائنا وكيفية عمل ممارستنا، مما يتيح لك تقديم خدمة عملاء استثنائية في كل ما تفعله وترى التأثير الحقيقي لمساهمتك. من خلال العمل في بيئة تعاونية وعالية الأداء، ستتاح لك الفرصة للعمل عن كثب مع الممارسين الرائدين، وتطوير مهاراتك وتنمية حياتك المهنية مع إظهار المرونة في دعم المديرين والزملاء في جميع أنحاء الفريق. سيتم تشجيعك على تقديم الأفكار، وتحدي كيفية إنجاز الأمور، وتحسين طرق عملنا بشكل استباقي من خلال توقع احتياجات العملاء والزملاء وأخذ المبادرة، مما يجعلك جزءًا لا يتجزأ من نجاح الشركة وتجربة العميل. تشمل المسؤوليات الرئيسية لهذا الدور ما يلي: إداري - إدارة اليوميات، والتأكد من تحديثها. - ترتيب الاجتماعات، وحجز غرف المؤتمرات، والمرطبات، والتحقق من الغرف قبل الاجتماعات وما إلى ذلك، والتواصل مع الحاضرين الآخرين، داخليًا وخارجيًا. - ترتيب حجوزات السفر والتفاصيل ذات الصلة. - ترتيب التصوير، والطباعة، وتنظيم شركات الشحن، وإرسال الرسائل، والفاكسات وما إلى ذلك. - ترتيب فتح وإغلاق الملفات، والإشراف على متطلبات الحفظ العامة وحفظ السجلات. - استخدام أنظمة فعالة لضمان إنجاز المهام قصيرة وطويلة الأجل ضمن الجداول الزمنية المطلوبة. - دعم المحامين في الأنشطة التسويقية بما في ذلك المشاركة في إعداد العروض التقديمية. التواصل - تلقي استفسارات الهاتف الداخلية والخارجية، والرد عليها حسب الاقتضاء و/أو ضمان تمرير جميع الرسائل في الوقت المناسب. - مراقبة البريد و/أو رسائل البريد الإلكتروني والتعامل معها حسب الاقتضاء والتأكد من تمرير جميع المراسلات المتعلقة بالعملاء إلى محامٍ مناسب واتخاذ الإجراءات اللازمة. المستندات - إدارة إنتاج المستندات والتحقق من العمل المرتجع الذي ينتجه فريق إنتاج المستندات قبل تمريره إلى المحامي المعني وإجراء تعديلات أساسية/طفيفة عند الاقتضاء. - كتابة المراسلات ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة/القصيرة/السرية. - إنتاج وصيانة جداول بيانات Excel حسب الحاجة. مالي - مساعدة المحامين في ضمان تسجيل وقتهم بشكل صحيح وإدخاله في النظام يوميًا. - مساعدة المحامين في عملية الفوترة ومراقبة الائتمان من خلال التواصل مع المحامي والحسابات وإنتاج تقارير مالية/وقت قياسية من خلال النظام. - طلب الشيكات والتحويلات المصرفية وإيداع الأموال المستلمة، حسب الاقتضاء. لاعب فريق - بالإضافة إلى تقديم الدعم للمحامين الذين يتبعون لهم، سيقدم مساعد الممارس أيضًا المساعدة لزملائه المباشرين في القسم، وحيثما كان ذلك عمليًا، للأقسام الأخرى. لذلك ستشمل واجبات الفريق ما يلي: - مساعدة الآخرين في القسم كلما كان هناك سعة إضافية أو كان واضحًا أن زميلًا يحتاج إلى مساعدة في عبء عمله. - الرد على المكالمات الهاتفية لأعضاء آخرين في القسم عندما يكونون بعيدين عن مكاتبهم. - المشاركة في جدول مناوبة الهاتف وقت الغداء داخل فريق مساعدي الممارسين. - مساعدة أعضاء آخرين في القسم، بشكل استباقي وبناءً على طلب قائد الفريق. - العمل بفعالية مع الأقسام القانونية والدعم الأخرى حسب الحاجة. - أي واجبات أخرى يطلبها المحامون أو قائد الفريق بشكل معقول، أو شخص ذو أقدمية مناسبة. - التواصل مع أقسام دعم الأعمال نيابة عن المحامين حسب الحاجة. - التواصل مع قائد فريق القسم بشأن أي غيابات مخططة، وترتيب التغطية اللازمة وإبلاغ المحامين المعنيين بذلك. إدارة علاقات العملاء - كن جزءًا نشطًا في رعاية العملاء وكن على دراية تامة بالجهات الاتصال/العملاء. - إدخال وتحديث تفاصيل العملاء والمعلومات ذات الصلة في نظام جهات الاتصال بالشركة. - التعامل مع استفسارات العملاء الأساسية والإدارة العامة. - ترتيب اجتماعات العملاء. المؤهلات - يتحمل مساعد الممارس مسؤولية ضمان تحديث مجموعة مهاراته وأنه على دراية بأقسام الشركة، والموظفين الرئيسيين، والعملاء، والأنظمة والإجراءات الداخلية. سيضمن ذلك أن مساعد الممارس قادر على أداء دوره بفعالية، وحيثما كان ذلك مناسبًا، مناقشة أي متطلبات تدريب مع قائد الفريق. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون لديهم/تكون لديهم: - سرعة طباعة دقيقة تبلغ حوالي 60 كلمة في الدقيقة. - معرفة متقدمة ببرامج Microsoft Word و Outlook و Excel و PowerPoint وأدوات البحث والأنظمة الأخرى التي تنفذها الشركة. - مهارات تنظيم وتنسيق ممتازة. - طريقة ممتازة في التعامل مع الهاتف ومعرفة كافية بنظام الهاتف. - مهارات اتصال وتنظيم وعمل جماعي ممتازة. - اهتمام ممتاز بالتفاصيل. - مرونة وموثوقية، وقدرة على أخذ المبادرة. - القدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط والعمل ضمن مواعيد نهائية ضيقة. - ضميري، ودود، ومتحمس. - القدرة على بناء الثقة والاحترام بسرعة مع الآخرين. - امتلاك نهج إيجابي للمهام اليومية وطريقة عمل تركز على الحلول. - خمس شهادات GCSE كحد أدنى بدرجة C أو أعلى أو ما يعادلها بما في ذلك اللغة الإنجليزية. مستحسن: - مؤهل سكرتارية. - شهادة MOS. الموقع والتقارير - الموقع: الرياض. - يتبع هذا الدور لمدير عمليات المكتب، الرياض. - يتبع هذا الدور لمدير عمليات المكتب - الرياض. قد تقوم الشركة بتعديل أي وصف وظيفي في أي وقت وفقًا لتقديرها الخاص. لا يوجد في هذا المستند ما ينشئ عقد عمل أو يعدل بأي شكل من الأشكال طبيعة التوظيف حسب الرغبة. ما ورد أعلاه هو مجرد وصف عام للواجبات الأساسية المرتبطة بهذا المنصب ولا يمثل قائمة شاملة أو كاملة لجميع الواجبات. ملاحظة لوكالات التوظيف - يدير فريق التوظيف الداخلي لدينا جميع جوانب التوظيف الجانبي. يجب أن يكون لدى جميع الوكالات شروط عمل موقعة - خاصة بالمكتب المعني - قبل تقديم أي مرشحين. لن يتم اعتبار السير الذاتية أو الطلبات المرسلة مباشرة إلى شركاء أو موظفي White & Case بمثابة مقدمات رسمية. إذا كانت لديك أسئلة، يرجى الاتصال بفريق التوظيف المعني. نعمل مع موردينا المفضلين عند التعامل مع الوكالات. ملخص الشركة - White & Case هي شركة محاماة عالمية رائدة تخدم الشركات والمؤسسات المالية والحكومات الرائدة في جميع أنحاء العالم. بفضل تاريخ طويل كشركة دولية، نحن في وضع جيد لمساعدة العملاء على حل أكثر تحدياتهم القانونية تعقيدًا أينما نشأت. من خلال العمل عبر ست قارات والعمل في كل بلد تقريبًا، استثمرنا بكثافة في بناء ممارسة عالية الجودة ومتكاملة الخدمات تنافس في قمة السوق. نتميز بوجودنا على الأرض في الأسواق المالية الرئيسية وخبرتنا في التعامل مع الأعمال المعقدة عبر الحدود. ما يميزنا ليس فقط شبكتنا العالمية من المكاتب ولكن ترابط شركتنا. يقدر موظفونا وعملاؤنا تعاوننا عبر الحدود الجغرافية والممارسات، وهذا هو السبب في أننا نجذب ونحتفظ بالعمل الهام عبر الحدود. يمثل محامونا جنسيات متعددة من جميع أنحاء العالم ويتحدثون مجموعة واسعة من اللغات.

ما ستقوم به

• • يقدم مساعد الممارس إدارة شاملة لسير العمل والدعم التنظيمي للمحامين والشركاء. تشمل الواجبات الرئيسية إدارة اليوميات، وترتيبات السفر، وإنتاج المستندات، والمساعدة في العمليات المالية مثل تسجيل الوقت والفوترة.

المتطلبات

يجب أن يتمتع المرشحون بسرعة طباعة دقيقة تبلغ حوالي 60 كلمة في الدقيقة وكفاءة متقدمة في تطبيقات Microsoft Office. مطلوب ما لا يقل عن خمس شهادات GCSE بدرجة C أو أعلى، أو ما يعادلها.

التعليم المطلوب

• المرحلة الثانوية

الأسئلة الشائعة