مدير مكتب الاستقبال

الوصف

نظرة عامة في روزوود البحر الأحمر، يتولى مدير مكتب الاستقبال مسؤولية قيادة عمليات مكتب الاستقبال وضمان تجربة سلسة وشخصية وفعالة للضيوف من لحظة الوصول حتى المغادرة. يشرف هذا الدور على فريق مكتب الاستقبال، بما في ذلك المشرفون والوكلاء وفريق الليل، مع ضمان تقديم معايير روزوود ومعايير فوربس ومعايير LQA باستمرار. يلعب مدير مكتب الاستقبال دورًا رئيسيًا في التحكم في الغرف، والتعرف على الضيوف، واستعادة الخدمة، وأعمال الصرافة، ودقة الفواتير، والتنسيق التشغيلي عبر المنتجع. من خلال العمل عن كثب مع علاقات الضيوف، وخدمة الكونسيرج، وخدمات كبير الخدم، وتدبير الغرف، والهندسة، والنقل، والمنتجع الصحي، والمأكولات والمشروبات، يضمن هذا الدور تجربة مكتب أمامي راقية ومنسقة جيدًا. المسؤوليات الرئيسية - قيادة عمليات مكتب الاستقبال اليومية لضمان سلاسة الوصول، والخدمة أثناء الإقامة، والمغادرة. - الإشراف على أداء مشرفي مكتب الاستقبال، والوكلاء، وفريق الليل لضمان اتساق الخدمة والانضباط التشغيلي. - الحفاظ على حضور مرئي خلال فترات الذروة للوصول والمغادرة لدعم تدفق الضيوف وتقديم الخدمة. - مراجعة الوافدين اليوميين، والمغادرين، والمقيمين، وكبار الشخصيات، وتخصيص الغرف، وتفضيلات الضيوف، والطلبات الخاصة. - التأكد من تحديث ملفات الضيوف، والتفضيلات، والتتبع، والملاحظات بدقة في نظام إدارة الممتلكات (PMS) لدعم التخصيص والإقامات المستقبلية. - الإشراف على تسجيل الدخول، وتسجيل الخروج، وتسجيل الدخول في الغرفة، وتسجيل الدخول للمجموعات، وتجارب الوصول الخاصة عند الحاجة. - التعامل مع مخاوف وشكاوى الضيوف المتصاعدة، وضمان استعادة الخدمة في الوقت المناسب، والمتابعة، والإغلاق. - التنسيق مع علاقات الضيوف، والكونسيرج، وخدمات كبير الخدم، وتدبير الغرف، والهندسة، والنقل، والمنتجع الصحي، والمأكولات والمشروبات لضمان رحلة ضيف سلسة. - التأكد من إتمام عمليات التسليم الدقيقة، وسجلات التمرير، والتواصل اليومي، واجتماعات المناوبة. - مراقبة عمليات مكتب الاستقبال، والوثائق، والتسجيل، والتواصل مع الضيوف، ومعايير الخدمة من خلال الفحوصات والتدقيقات المنتظمة. - الإشراف على أعمال الصرافة في مكتب الاستقبال، وإدارة النقد، ودقة الفواتير، والترحيل، والتوجيه، والخصومات، والتعديلات، وإجراءات إغلاق نهاية المناوبة. - مراقبة تطبيق الأسعار، وتعليمات الفواتير، ومحتويات الباقات، ودقة الفواتير لتقليل الأخطاء وتسرب الإيرادات. - دعم ترقية الغرف، وترويج الباقات، وفرص الإيرادات الإضافية مع الحفاظ على نهج يركز على الضيف. - مراجعة حالات عدم الحضور، والإلغاءات، والفواتير المفتوحة، ومشكلات التوجيه، وتناقضات الفواتير، ودعم التدقيق الليلي والمالية عند الحاجة. - إعداد وإدارة جداول مكتب الاستقبال بما يتماشى مع الإشغال، ومستويات العمل، والوصول، والمغادرة، وأهداف الإنتاجية. - إجراء جلسات إحاطة يومية، وتدريب، وجلسات ملاحظات، وتدريب أثناء العمل لتحسين تقديم الخدمة. - المشاركة في التوظيف، والتدريب الأولي، والتدريب، وتطوير موظفي مكتب الاستقبال. - تغطية مسؤوليات مدير المناوبة أو المدير الليلي عند الحاجة.

ما ستقوم به

• • يقود مدير مكتب الاستقبال عمليات مكتب الاستقبال، مما يضمن تجربة ضيوف سلسة وشخصية. يشمل ذلك الإشراف على فريق مكتب الاستقبال، وإدارة وصول ومغادرة الضيوف، والتنسيق مع الأقسام المختلفة لتقديم الخدمة.

المتطلبات

يجب أن يكون لدى المرشحين خبرة تتراوح من 3 إلى 5 سنوات في مكتب الاستقبال، منها سنتان على الأقل في دور إشرافي أو إداري، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة فندقية فاخرة. تعد الكفاءة العالية في أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) ومهارات القيادة والتواصل الممتازة ضرورية.

الأسئلة الشائعة