مساعد تنفيذي - الرياض

الوصف

تبحث Oliver Wyman الآن عن مساعد تنفيذي للانضمام إلى مكتبنا في الشرق الأوسط وأن يكون جزءًا من فريقنا في الهند والشرق الأوسط وأفريقيا (IMEA)! سيكون الدور في مكتب الرياض. نظرة عامة على الوظيفة: توفير دعم إداري على مستوى تنفيذي ثنائي اللغة (الإنجليزية/العربية) لـ 1-3 مستشارين على مستوى الشريك. ساعات العمل: 09:00 - 18:00 مع ساعات إضافية حسب الحاجة. المسؤوليات الرئيسية: تطوير الأعمال - بناء علاقات مع العملاء ومساعديهم التنفيذيين - فهم أهداف وغايات العمل لكل شريك مدعوم والمساعدة في دفعها قدمًا بشكل استباقي - قيادة الدعم الإداري لطلبات تقديم العروض/الردود على المناقصات - تحديث وصيانة قائمة جهات الاتصال والأنشطة التجارية الحالية في قاعدة بيانات CRM - تتبع وصيانة نشاط المبيعات/خط الأنابيب مع كل شريك - تحديد العملاء الذين لم يتم الاتصال بهم و/أو الذين يحتاجون إلى متابعة بشكل استباقي - تنفيذ مكالمات المتابعة المطلوبة للمراسلات مع العملاء - مساعدة قسم التسويق في تنسيق المراسلات المخصصة - إعداد الرسائل والمقترحات والمستندات الأخرى باستخدام أنماط تنسيق Oliver Wyman. التقويم - صيانة يوميات الشركاء، وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتواصل مع العملاء وموظفي البنية التحتية حسب الاقتضاء - تحديد الفرص بشكل استباقي لإضافة اجتماعات داخلية وخارجية؛ مقابلات، اجتماعات الموظفين، متابعة - المساعدة في جدولة المشاريع المعقدة حسب طلب الشريك و/أو فريق المشروع. ترتيبات السفر - تنسيق السفر والإقامة، وحجز السيارات، وتذاكر القطار، وما إلى ذلك. - التنسيق مع قسم التنقل والموارد البشرية للحصول على تأشيرات العمل/تصاريح العمل ذات الصلة - تطوير فهم لجدولة الشريك وتفضيلات السفر - تنسيق السفر بكفاءة عن طريق تجميع اجتماعات العملاء حيثما أمكن ("أنت في باريس لرؤية شركة XYZ، هل أحاول ترتيب اجتماع مع شركة X لأننا لم نتحدث معهم لمدة ثلاثة أشهر") الإدارة اليومية - إدارة المستندات ومخرجات المشروع عند الطلب - إخطار موظفي التوظيف ومساعدي الممارسات بالتمديدات/إعادة التفاوض - إدارة تخزين أو التخلص من معلومات العميل السرية - العمل كنقطة اتصال مركزية لجميع احتياجات الشريك الإدارية المخصصة، والتنسيق مع أقسام الدعم الأخرى حسب الضرورة تقارير الوقت والمصروفات - إعداد جداول زمنية شهرية لكل شريك مخصص - إعداد جميع تقارير المصروفات و/أو تفويضها لمساعد فريق عند الضرورة - طلب أوامر الشراء (POs) حسب الحاجة لفرق المشروع ذات الصلة دعم الفريق - توفير تغطية للمساعدين التنفيذيين الغائبين عن المكتب لضمان دعم سلس للمديرين/الشركاء - توفير تغطية قصيرة الأجل للمديرين/الشركاء الذين قد يكونون في خضم انتقال مهمة مساعد تنفيذي أو الذين هم جدد في الشركة - توفير التدريب والدعم للمساعدين التنفيذيين الجدد - المشاركة في اجتماعات ومشاريع الفريق بهدف تحسين العمليات والأداء العام لفريق المساعدين التنفيذيين الخبرة المطلوبة: ما لا يقل عن ثلاث سنوات من الخبرة في دور مماثل. الخبرة في الخدمات المالية، والاستشارات الإدارية و/أو بيئة الخدمات المهنية بالإضافة إلى ذلك. المهارات التقنية: مهارات متقدمة في Word و PowerPoint و Outlook، ومهارات مريحة في Excel حل المشكلات الإبداعي معرفة بأنظمة CRM (Microsoft Dynamics)، و Google Drive و SharePoint، ميزة إضافية ولكنها ليست ضرورية الإنجليزية والعربية - مطلوب. المهارات والسمات: إيجابي واستباقي مع الحفاظ على روح التعاون منظم للغاية ودقيق، ومع ذلك يعمل بشكل جيد ضمن فريق، وكذلك بشكل مستقل محترف، لبق وقادر على التعامل مع الزملاء على جميع المستويات في الشركة حل المشكلات - قادر على العمل مع الفرق الأخرى والموظفين بفعالية للوصول إلى حل وهدف قابل للتطبيق تركيز قوي على الخدمة - مكرس لتلبية توقعات جميع الموظفين من خلال تأمين علاقات فعالة مع العملاء وتنفيذ المهام بأعلى المعايير. متواصل ومفاوض ممتاز - قادر على التعامل بفعالية مع الأشخاص على جميع المستويات في بيئة متعددة الثقافات النضج، الاتزان والحكم القدرة على الحفاظ على السرية واحترامها القدرة على التفكير الاستراتيجي والمساهمة في تطوير نموذج القسم شخص يتقبل الملاحظات البناءة ويطبقها بسرعة القدرة على إدارة حجم عمل كبير والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة سريعة الخطى للغاية القدرة على القيام بالمشاريع وتقديم نتائج جيدة وفي الوقت المناسب مبادر، ذو مبادرة قوية، ثقة وقدرة على العمل بتوجيه قليل لاعب فريق متعاون موقف إيجابي، روح مرحة: ودود واجتماعي القدرة على القيام بعدة مهام في وقت واحد، وتحديد الأولويات وإدارة الوقت الخاص - ليس مراقبًا للساعة أو شخصًا غير راغب في تجاوز وصف وظيفته منهجي، منظم واهتمام ممتاز بالتفاصيل موقف مرن؛ يتقبل التغيير، مجتهد، واعي بالتكلفة وموجه نحو النتائج أخيرًا، نحن نبحث عن شخص ملتزم بالشركة ويضيف إلى حياة وثقافة Oliver Wyman.

ما ستقوم به

• • سيوفر المساعد التنفيذي دعمًا إداريًا على مستوى تنفيذي ثنائي اللغة لـ 1-3 مستشارين على مستوى الشريك. تشمل المسؤوليات الرئيسية إدارة التقويمات، وتنسيق السفر، ودعم أنشطة تطوير الأعمال.

المتطلبات

يجب أن يكون لدى المرشحين خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في دور مماثل، ويفضل أن يكون ذلك في الخدمات المالية أو الاستشارات الإدارية. يتطلب الدور مهارات تقنية قوية في برامج Microsoft Office وأنظمة CRM، بالإضافة إلى إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.

الأسئلة الشائعة