أمين مجلس الإدارة

الوصف

الغرض الوظيفي يتولى أمين مجلس الإدارة مسؤولية توفير الدعم الإداري والحوكمي والتنسيقي الشامل لمجلس الإدارة. يضمن هذا المنصب التنظيم الفعال وتوثيق أنشطة المجلس، بما في ذلك الاجتماعات وجداول الأعمال والمحاضر والقرارات وإجراءات المتابعة، مع الحفاظ على أعلى معايير السرية والدقة والاحترافية وحوكمة الشركات. يعمل هذا الدور كنقطة تنسيق رئيسية بين مجلس الإدارة ولجان المجلس ورئيس الجامعة والإدارات الجامعية ذات الصلة لضمان إعداد مسائل المجلس وتوثيقها وتوصيلها ومتابعتها بشكل صحيح وفقًا لسياسات الجامعة ولوائحها وإطار عمل الحوكمة الخاص بها. المسؤوليات الرئيسية 1. إدارة اجتماعات المجلس - تنسيق وجدولة الاجتماعات العادية والاستثنائية والطارئة لمجلس الإدارة. - إعداد وتعميم دعوات الاجتماعات وجداول الأعمال والوثائق الداعمة والعروض التقديمية لأعضاء المجلس ضمن الأطر الزمنية المطلوبة. - التنسيق مع الرئيس وأصحاب المصلحة المعنيين لوضع اللمسات الأخيرة على جداول أعمال الاجتماعات والأولويات. - التأكد من اكتمال جميع المواد والتقارير المطلوبة وتوفرها قبل كل اجتماع. - تنسيق لوجستيات الاجتماعات، بما في ذلك الأماكن والتكنولوجيا والحضور والمتطلبات الأخرى. 2. محاضر ووثائق المجلس - حضور اجتماعات المجلس وتسجيل المناقشات والقرارات والتوصيات وبنود العمل بدقة. - إعداد محاضر اجتماعات المجلس بشكل احترافي ودقيق للمراجعة والموافقة. - الاحتفاظ بسجل رسمي ومحدث لقرارات المجلس. - تنسيق مراجعة المحاضر والقرارات المعتمدة والموافقة عليها وتوقيعها وتوزيعها. - الاحتفاظ بالوثائق المناسبة لمراسلات المجلس والاتصالات الرسمية. 3. متابعة قرارات المجلس - الاحتفاظ بسجل شامل لقرارات المجلس وبنود العمل. - مراقبة تنفيذ قرارات المجلس وتوصياته. - التنسيق مع الإدارات المسؤولة للحصول على تحديثات التقدم في الإجراءات المحددة. - إعداد تقارير دورية للرئيس وأصحاب المصلحة المعنيين بشأن حالة قرارات المجلس. - تصعيد الإجراءات المتأخرة أو المعلقة عند الاقتضاء. 4. دعم الحوكمة والامتثال - دعم التنفيذ الفعال لإطار عمل الحوكمة وإجراءات المجلس بالجامعة. - التأكد من أن عمليات المجلس تتم وفقًا للسياسات واللوائح والإجراءات المعتمدة المعمول بها. - الاحتفاظ بسجلات تتعلق بعضوية المجلس واللجان والتعيينات والمدد وغيرها من مسائل الحوكمة. - دعم إعداد وصيانة سياسات وإجراءات الحوكمة والوثائق ذات الصلة. - المساعدة في ضمان توثيق أنشطة المجلس واللجان بشكل صحيح وامتثالها للمتطلبات المعمول بها. 5. تنسيق لجان المجلس - تنسيق الاجتماعات والوثائق للجان واللجان الفرعية التي أنشأها المجلس. - إعداد جداول الأعمال ومواد الاجتماعات والمحاضر ومتتبعات الإجراءات للجان المجلس. - متابعة توصيات اللجنة والتأكد من تقديم المسائل التي تتطلب موافقة المجلس بشكل مناسب. - الاحتفاظ بسجلات رسمية لأنشطة اللجنة وقراراتها. 6. الاتصال والتنسيق - العمل كنقطة تنسيق مركزية بين مجلس الإدارة والرئيس ورئيس الجامعة والإدارة التنفيذية والإدارات ذات الصلة. - إدارة المراسلات والاتصالات الرسمية المتعلقة بمسائل المجلس. - ضمان التوزيع في الوقت المناسب لقرارات المجلس والمحاضر المعتمدة والتعليمات ذات الصلة على أصحاب المصلحة المصرح لهم. - التنسيق مع الإدارات لضمان اكتمال ودقة وإعداد الطلبات المقدمة إلى المجلس بشكل صحيح. 7. السرية وإدارة السجلات - الحفاظ على سرية تامة لجميع مناقشات المجلس ووثائقه وقراراته والمعلومات المؤسسية الحساسة. - الاحتفاظ بنظام حفظ وأرشفة آمن ومنظم لسجلات المجلس. - التأكد من أن وثائق المجلس الرسمية يتم التحكم فيها والاحتفاظ بها والوصول إليها بشكل صحيح من قبل الأفراد المصرح لهم فقط. - حماية سلامة وسرية سجلات المجلس الإلكترونية والمادية. 8. الدعم الإداري والتنفيذي - تقديم الدعم الإداري لرئيس المجلس فيما يتعلق بأنشطة المجلس. - إعداد المواد الإرشادية والتقارير والعروض التقديمية والملخصات عند الاقتضاء. - المساعدة في إعداد التقويم السنوي لاجتماعات المجلس وجدول الحوكمة. - تنسيق اجتماعات المجلس الخاصة وورش العمل والاجتماعات المغلقة وغيرها من الفعاليات المتعلقة بالحوكمة. - أداء أي واجبات ومسؤوليات أخرى يكلف بها رئيس المجلس أو إدارة الجامعة المخولة. المؤهلات - درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو القانون أو الحوكمة أو الإدارة العامة أو مجال ذي صلة. - يفضل الحصول على شهادة مهنية في حوكمة الشركات أو ممارسة أمانة المجلس أو مجال ذي صلة. - خبرة ذات صلة في أمانة المجلس أو حوكمة الشركات أو الإدارة التنفيذية أو دور مماثل. - يفضل الخبرة داخل جامعة أو مؤسسة تعليمية أو بيئة شركات أو بيئة منظمة. المهارات والكفاءات الرئيسية - معرفة قوية بحوكمة المجلس وإجراءات الاجتماعات. - مهارات ممتازة في تدوين المحاضر والتوثيق. - مهارات اتصال كتابي وشفوي قوية باللغتين الإنجليزية والعربية. - مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة. - مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل. - مهارات متابعة وتنسيق قوية. - القدرة على التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بحذر. - مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وإدارة أصحاب المصلحة. - إتقان برنامج Microsoft Office وأنظمة إدارة المستندات. - القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة أولويات متعددة تحت ضغط المواعيد النهائية الضيقة. - مستوى عالٍ من الاحترافية والنزاهة والسرية. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) - إعداد وتعميم جداول أعمال المجلس ومواد الاجتماعات في الوقت المناسب. - دقة واكتمال محاضر اجتماعات المجلس في الوقت المناسب. - نسبة قرارات المجلس التي تمت متابعتها وتتبعها ضمن الأطر الزمنية المتفق عليها. - إغلاق بنود عمل المجلس في الوقت المناسب. - دقة واكتمال سجلات المجلس واللجان. - الامتثال لإجراءات حوكمة المجلس ومتطلبات التوثيق. - رضا أصحاب المصلحة عن تنسيق المجلس والدعم الإداري. - سرية وسلامة معلومات وسجلات المجلس.

ما ستقوم به

• • - يوفر أمين مجلس الإدارة دعمًا إداريًا وحوكميًا شاملاً لمجلس الإدارة، مما يضمن الإدارة الفعالة للاجتماعات والتوثيق. كما يقومون بالتنسيق بين المجلس والإدارة التنفيذية والإدارات الجامعية لمراقبة تنفيذ القرارات والحفاظ على الامتثال.

المتطلبات

يجب على المرشحين الحصول على درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل إدارة الأعمال أو القانون، ويفضل الحصول على شهادة مهنية في حوكمة الشركات. يتطلب الدور خبرة كبيرة في أمانة المجلس أو الإدارة التنفيذية، بالإضافة إلى مهارات اتصال قوية باللغتين الإنجليزية والعربية.

الأسئلة الشائعة