منسق إداري

الوصف

نبذة عن رواد الاتحاد رواد الاتحاد هي شركة رائدة في تقديم التدريب والاستشارات المتخصصة في برامج الصحة والسلامة والامتثال والتطوير المهني المعتمدة من قبل هيئات مانحة عالمية مثل Highfield و IOSH. نحن ملتزمون بتقديم التميز في تجارب التعلم مع الحفاظ على الامتثال الكامل للمعايير الدولية والإقليمية. تقدر ثقافتنا الاحترافية والتعاون والمساءلة والتحسين المستمر. نظرة عامة على الوظيفة سيقدم منسق الإدارة الدعم الإداري والتشغيلي لأقسام التدريب، وخدمة ما بعد البيع، والتعلم والتطوير. هذا الدور مسؤول بشكل أساسي عن التعامل مع وثائق التدريب، وإدخال البيانات، وحفظ الملفات، وإدارة السجلات، وضمان دقة واكتمال جميع السجلات المتعلقة بالتدريب. يتطلب هذا الدور اهتمامًا قويًا بالتفاصيل والتنظيم والدقة في التعامل مع سجلات التدريب والشهادات والوثائق الإدارية لدعم سلاسة العمليات التشغيلية ومتطلبات الامتثال. يجب أن يكون المرشح المثالي دقيقًا ومنظمًا ومبادرًا وقادرًا على إدارة المهام الإدارية بمستوى عالٍ من الدقة والسرية. المسؤوليات الرئيسية 1. إدارة وثائق التدريب والبيانات - إجراء إدخال دقيق للبيانات لسجلات التدريب، وكشوف الحضور، والتقييمات، والشهادات، ومعلومات العميل. - تنظيم وحفظ ومسح وصيانة وثائق التدريب المادية والرقمية. - التأكد من تخزين جميع وثائق التدريب وتحديثها واسترجاعها بسهولة. - التحقق من دقة واكتمال السجلات قبل التقديم أو الحفظ. - الحفاظ على قواعد بيانات ومنظمات منظمة لأنشطة التدريب والشهادات. 2. إدارة وتنسيق التدريب - المساعدة في تسجيل الطلاب، وتتبع الحضور، ووثائق الامتحانات. - تنسيق جداول التدريب، والأماكن، والمواد التدريبية مع الفرق الداخلية والمدربين. - دعم إدارة ما بعد التدريب، بما في ذلك تقارير الحضور وإصدار الشهادات. - التأكد من اكتمال ملفات التدريب وفقًا للإجراءات الداخلية ومتطلبات الاعتماد. - التنسيق مع المدربين لجمع وتنظيم جميع الوثائق المطلوبة بعد الدورات التدريبية. - تحديث أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة إدارة التدريب بدقة. 3. الامتثال ومراقبة السجلات - دعم صيانة سجلات الامتثال المتعلقة بمتطلبات التدريب والاعتماد. - التأكد من تحديث جميع السجلات بما يتماشى مع إجراءات الشركة ومعايير الهيئة المانحة. - المساعدة أثناء عمليات التدقيق عن طريق إعداد وتنظيم الوثائق الداعمة. - مراقبة صلاحية الوثائق والتأكد من أن السجلات حديثة ومتوافقة. 4. التواصل والتنسيق مع أصحاب المصلحة - التواصل مع المدربين والعملاء والإدارات الداخلية فيما يتعلق بالمتطلبات الإدارية ووثائق التدريب. - الرد على الاستفسارات الإدارية والمتعلقة بالوثائق باحترافية وسرعة. - دعم التنسيق بين الإدارات لضمان سلاسة العمليات اليومية وتقديم التدريب. 5. الدعم الإداري العام - المساعدة في إعداد التقارير، والمتتبعات، والوثائق الداخلية. - دعم مهام المكتب الإدارية والحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المنظمة. - التعامل مع المعلومات السرية باحترافية وسرية. - دعم القسم بمهام إدارية إضافية حسب التكليف. المؤهلات والمتطلبات يفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. يتم تشجيع الخريجين الجدد بشدة على التقديم. المرشحون الذين لديهم حوالي سنة واحدة من الخبرة في الإدارة أو التنسيق أو إدخال البيانات سيحظون بميزة. اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في التعامل مع الوثائق والبيانات. إتقان تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Excel و Word. الإلمام بأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو أنظمة إدارة التدريب يعد ميزة. مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفوي باللغة الإنجليزية. تعتبر مهارات اللغة العربية أو الهندية أو الأردية ميزة. المهارات والكفاءات مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية. مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل. القدرة على إدارة المعلومات الحساسة والسرية بمسؤولية. قدرات جيدة في التواصل والتنسيق. القدرة على تعدد المهام والعمل تحت الضغط. مبادر، موثوق، ومتحمس للتعلم. لاعب فريق يتمتع بموقف احترافي ورغبة في دعم المتطلبات التشغيلية.

ما ستقوم به

• • سيقدم منسق الإدارة الدعم الإداري والتشغيلي لمختلف الأقسام، مع التركيز على إدارة وثائق التدريب وضمان الامتثال للمعايير. تشمل المهام الرئيسية إدخال البيانات، وإدارة السجلات، وتنسيق أنشطة التدريب.

المتطلبات

يجب أن يكون لدى المرشحين درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة، ويتم تشجيع الخريجين الجدد على التقديم. الاهتمام القوي بالتفاصيل، وإتقان برامج Microsoft Office، ومهارات الاتصال الجيدة ضرورية.

التعليم المطلوب

• درجة البكالوريوس
• شهادة مهنية

الأسئلة الشائعة