مساعد تنفيذي

الوصف

وصف الشركة اعمل معنا. غيّر العالم. في AECOM، نقدم عالمًا أفضل. سواء كان ذلك بتحسين تنقلاتك، أو إبقاء الأضواء مضاءة، أو توفير الوصول إلى المياه النظيفة، أو تغيير آفاق المدن، فإن عملنا يساعد الناس والمجتمعات على الازدهار. نحن شركة استشارات البنية التحتية الموثوقة عالميًا، ونتعاون مع العملاء لحل التحديات الأكثر تعقيدًا في العالم وبناء إرث للأجيال القادمة. لم يكن هناك وقت أفضل للانضمام إلى AECOM. مع تسارع الاستثمار في البنية التحتية في جميع أنحاء العالم، فإن خدماتنا مطلوبة بشدة. ندعوك لإحضار أفكارك الجريئة وأحلامك الكبيرة وتصبح جزءًا من فريق عالمي يضم أكثر من 50,000 مخطط، ومصمم، ومهندس، وعالم، ومبتكر رقمي، ومدير برامج وإنشاءات، وغيرهم من المهنيين الذين يقدمون مشاريع تحدث تأثيرًا إيجابيًا وملموسًا في جميع أنحاء العالم. نحن فريق عالمي واحد مدفوع بهدفنا المشترك لتقديم عالم أفضل. انضم إلينا. وصف الوظيفة نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم للغاية ومبادر للانضمام إلى فريقنا في مكة المكرمة، المملكة العربية السعودية. في هذا الدور، ستكون شريكًا استراتيجيًا للمديرين التنفيذيين رفيعي المستوى، حيث تقدم دعمًا إداريًا شاملاً يمكّنهم من التركيز على المبادرات عالية التأثير. ستعمل بدرجة عالية من الاستقلالية، وتدير الجداول الزمنية المعقدة، وتنسق المشاريع متعددة الوظائف، وتضمن التنفيذ السلس لأولويات المديرين التنفيذيين. يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرات قوية في التعامل مع الآخرين، والتزامًا بتقديم التميز في بيئة سريعة الوتيرة وديناميكية. - إدارة الجداول الزمنية المعقدة للمديرين التنفيذيين بشكل مستقل، بما في ذلك تنسيق الاجتماعات المتكررة، وإدارة الحجوزات متعددة المناطق الزمنية، وحجب وقت العمل المركز، وتوقع احتياجات إعادة الجدولة مع عكس أولويات المديرين التنفيذيين بدقة - مراجعة رسائل البريد الإلكتروني الواردة وتحديد أولوياتها، وتصنيفها حسب الإلحاح، ووضع علامة على المتابعات، وصياغة الردود عند الاقتضاء، والحفاظ على نظافة صندوق الوارد عبر صناديق البريد المشتركة والشخصية - تنسيق ترتيبات السفر الشاملة بما في ذلك الرحلات الجوية، والنقل البري، والإقامة الفندقية، وتأمين السفر، وطلبات التأشيرات؛ وتطوير مسارات سفر مفصلة ومعالجة مشكلات السفر بشكل استباقي - امتلاك دورة حياة اجتماعات المديرين التنفيذيين بالكامل - من تنسيق جدول الأعمال وتوزيع الدعوات إلى إعداد المواد، وتدوين الملاحظات، ومتابعة بنود العمل؛ ودعم الاجتماعات الهجينة والافتراضية عبر Teams أو منصات مماثلة - إعداد وتقديم تقارير المصروفات بما يتماشى مع معايير الشركة، وضمان الترميز الدقيق، وإرفاق الإيصالات، وتسوية معاملات بطاقات الائتمان؛ وتتبع الموافقات والتواصل مع المحاسبة للمبالغ المستردة المعلقة - إنشاء وتنسيق جداول البيانات ولوحات المعلومات والتقارير والعروض التقديمية المصممة للاستخدام التنفيذي وأصحاب المصلحة؛ والحفاظ على التحكم في الإصدار وتحديث المستندات المتكررة بشكل استباقي - تقديم وتتبع أوامر الشراء، والمساعدة في إعداد البائعين، وضمان تقديم الفواتير، والتنسيق مع مزودي الخدمة لاجتماعات البائعين وتوجيه العقود - إعداد لوجستيات زيارات أصحاب المصلحة، بما في ذلك جداول الأعمال، وحجوزات الغرف، وتخطيط الوجبات، ومواد الاجتماعات؛ والعمل كنقطة اتصال للفرق الداخلية لضمان التنفيذ السلس - إنشاء وتوزيع الرسائل الإخبارية والإعلانات والتحديثات الداخلية نيابة عن المدير التنفيذي؛ وتصميم رسومات أساسية للأحداث والمساعدة في تنسيق الاتصالات للتوزيع الأوسع - إدارة طلبات الوصول إلى النظام، ودعم تكنولوجيا المعلومات، وأدوات الإعداد؛ والتنسيق مع أقسام تكنولوجيا المعلومات لضمان الحل في الوقت المناسب للمشكلات الفنية - إجراء أبحاث السوق، وتحليل المنافسين، ومراجعات السياسات الداخلية لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية؛ وجمع معلومات الملف الشخصي عن العملاء وأصحاب المصلحة والبائعين - بناء علاقات عمل قوية والحفاظ عليها مع الأقسام الداخلية (الموارد البشرية، المالية، القانونية، تكنولوجيا المعلومات) والتعاون مع المساعدين التنفيذيين النظراء لمواءمة الجداول الزمنية وتبادل أفضل الممارسات - أداء مهام إدارية إضافية حسب الحاجة لدعم العمليات التنفيذية والأهداف التنظيمية

ما ستقوم به

• • تقديم دعم إداري استراتيجي للمديرين التنفيذيين رفيعي المستوى، بما في ذلك إدارة التقويمات المعقدة، وتنسيق السفر، وامتلاك دورة حياة الاجتماعات. إدارة الاتصالات التنفيذية، وتقارير المصروفات، ولوجستيات أصحاب المصلحة لضمان التنفيذ التشغيلي السلس.

المتطلبات

يتطلب درجة البكالوريوس أو ما لا يقل عن 5 سنوات من الخبرة المهنية في الدعم التنفيذي أو إدارة المشاريع الإدارية. يجب أن يكون بارعًا في Microsoft 365 ويمتلك مهارات تنظيمية وتواصل وعلاقات شخصية قوية.

المزايا

• • تأمين طبي
• • تأمين أسنان
• • تأمين بصري
• • تأمين على الحياة
• • تأمين AD&D
• • مزايا العجز
• • إجازة مدفوعة الأجر
• • إجازات
• • مزايا اختيارية
• • امتيازات
• • خيارات عمل مرنة
• • موارد الرفاهية
• • برنامج مساعدة الموظفين
• • تأمين سفر العمل
• • جوائز تقدير الخدمة
• • خطة ادخار التقاعد
• • خطة شراء أسهم الموظفين

التعليم المطلوب

• درجة البكالوريوس

الأسئلة الشائعة