مساعد فريق

الوصف

أهداف البرنامج لضمان إنشاء وجود فعال لمنظمة الصحة العالمية في البلاد لتنفيذ استراتيجيات التعاون القطرية لمنظمة الصحة العالمية التي تتماشى مع أجندات الصحة والتنمية للدول الأعضاء، وتتواءم مع فريق الأمم المتحدة القطري. وصف الواجبات سيقوم شاغل الوظيفة بالواجبات التالية: 1- استلام وفحص ومعالجة المراسلات والطلبات، ومتابعة تنفيذ جميع الإجراءات الإدارية، مع ضمان الالتزام بالمواعيد النهائية والاستجابة في الوقت المناسب للمراسلات والاستفسارات. 2- الطباعة، مع ضمان صحة اللغة والتنسيق، ووفقًا لدليل أسلوب منظمة الصحة العالمية، المراسلات والتقارير والوثائق والعروض التقديمية بناءً على التعليمات المكتوبة/الشفوية، وتأليف المراسلات ذات الطبيعة الإدارية الروتينية البحتة بشكل مستقل. 3- اتخاذ الترتيبات اللازمة فيما يتعلق بسفر الموظفين في الوحدة، وتقديم طلبات السفر (TRs) في نظام الإدارة العالمي (GSM)، والترتيب لحجوزات الطيران والفنادق والتعامل مع المسائل الأخرى ذات الصلة. 4- طباعة الوثائق والعروض التقديمية لإعداد الاجتماعات وورش العمل والدورات التدريبية وما إلى ذلك، وإرسال خطابات الدعوة للمشاركين، وتصوير الوثائق وإعداد الملفات؛ والمتابعة مع وحدات اللوجستيات فيما يتعلق بالترتيبات. تقديم الدعم السكرتاري خلال الاجتماعات. 5- فحص واستقبال الزوار والمكالمات الهاتفية، وتحديد المواعيد، والإجابة على استفسارات و/أو إعادة توجيه الزوار والمتصلين. تحديث وصيانة السجلات وملفات المراجع. 6- تقديم معاملات إدارية مختلفة في نظام الإدارة العالمي (GSM)، بما في ذلك شراء السلع والخدمات، والمتابعة مع الأطراف المعنية لاستلام التسليمات وإنهاء المدفوعات. 7- استبدال المساعدين الآخرين داخل القسم، حسب الحاجة. 8- مراقبة وصيانة لوازم القرطاسية المكتبية بما في ذلك صيانة قائمة المخزون من القرطاسية ومستلزمات التنظيف والمواد المماثلة؛ وتوزيع القرطاسية والاحتفاظ بسجل للتوزيع حسب الحاجة؛ 9- الاحتفاظ بالملفات والسجلات المتعلقة بمباني المكاتب والصيانة ذات الصلة. 10- الاحتفاظ بسجلات قائمة المنشورات وتتبع المنشورات الواردة والصادرة. 11- تقديم المساعدة اللوجستية والإدارية لدعم تنفيذ أنشطة/عمليات المكتب. المؤهلات المطلوبة 12- أداء واجبات أخرى، حسب الحاجة. التعليم أساسي: إتمام التعليم الثانوي بالإضافة إلى التدريب السكرتاري/الإداري. مرغوب فيه: شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو العلوم الاجتماعية أو مجال ذي صلة تعتبر ميزة. الخبرة أساسي: ثلاث سنوات على الأقل من الخبرة السكرتارية/الإدارية ذات الصلة. مرغوب فيه: خبرة ذات صلة في نظام الأمم المتحدة. المهارات مهارات جيدة في حفظ الملفات والتنظيم. القدرة على الحفاظ على علاقات عمل جيدة مع الموظفين الوطنيين والدوليين. معرفة جيدة بقواعد منظمة الصحة العالمية، والأدلة، والممارسات، والإجراءات، ودليل أسلوب منظمة الصحة العالمية حسب الاقتضاء على المستوى السكرتاري تعتبر ميزة. كفاءات منظمة الصحة العالمية العمل الجماعي احترام وتعزيز الاختلافات الفردية والثقافية التواصل تحقيق النتائج معرفة وإدارة الذات استخدام المهارات اللغوية أساسي: معرفة ممتازة باللغة الإنجليزية. معرفة ممتازة باللغة العربية. مرغوب فيه: معرفة للمبتدئين باللغة الفرنسية. اعتبارات أخرى (مثل حالة مكان العمل المادي، إذا كانت مختلفة عن بيئة المكتب العادية؛ مهارات تكنولوجيا المعلومات؛ إلخ.) معرفة جيدة جدًا بتطبيقات Microsoft Office. القدرة على تشغيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)/Oracle تعتبر ميزة. المكافآت تقدم منظمة الصحة العالمية لموظفي فئة الخدمات العامة حزمة مكافآت جذابة، والتي تشمل للوظيفة المذكورة أعلاه راتبًا أساسيًا صافيًا سنويًا يبدأ من 192,612 ريال قطري (يخضع للخصومات الإلزامية لمساهمات المعاشات التقاعدية والتأمين الصحي، حسب الاقتضاء) و30 يومًا من الإجازة السنوية. معلومات إضافية قد يُستخدم إعلان الوظيفة الشاغرة هذا لملء وظائف مماثلة أخرى بنفس المستوى الوظيفي. سيتم الاتصال بالمرشحين الذين يتم النظر فيهم بجدية فقط. قد يُستخدم اختبار كتابي و/أو تقييم فيديو غير متزامن كشكل من أشكال الفرز. في حال تم الاحتفاظ بترشيحك لإجراء مقابلة، سيُطلب منك تقديم نسخة ممسوحة ضوئيًا مسبقًا من الشهادة (الشهادات)/الدبلوم (الدبلومات)/الوثيقة (الوثائق) المطلوبة لهذه الوظيفة. لا تنظر منظمة الصحة العالمية إلا في المؤهلات التعليمية العليا التي تم الحصول عليها من مؤسسة معتمدة/معترف بها في قاعدة بيانات التعليم العالي العالمية (WHED)، وهي قائمة يتم تحديثها بواسطة الرابطة الدولية للجامعات (IAU)/منظمة الأمم المتحدة للتربية والعلم والثقافة (اليونسكو). يمكن الوصول إلى القائمة عبر الرابط: http://www.whed.net/. قد لا تظهر بعض الشهادات المهنية في WHED وستتطلب مراجعة فردية. وفقًا للمادة 101، الفقرة 3، من ميثاق الأمم المتحدة، فإن الاعتبار الأسمى في توظيف الموظفين هو ضرورة تأمين أعلى معايير الكفاءة والجدارة والنزاهة. وسيولى الاعتبار الواجب لأهمية توظيف الموظفين على أوسع نطاق جغرافي ممكن. أي تعيين/تمديد للتعيين يخضع للوائح موظفي منظمة الصحة العالمية وقواعد الموظفين والدليل. تلتزم منظمة الصحة العالمية بخلق بيئة متنوعة وشاملة من الاحترام المتبادل. تقوم منظمة الصحة العالمية بتوظيف الموظفين بغض النظر عن حالة الإعاقة، الجنس، الهوية الجنسية، التوجه الجنسي، اللغة، العرق، الحالة الاجتماعية، الخلفيات الدينية، الثقافية، العرقية والاجتماعية والاقتصادية، أو أي خصائص شخصية أخرى. https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion [email protected] سجل لا تشوبه شائبة من النزاهة والمعايير الأخلاقية المهنية أمر ضروري. تفخر منظمة الصحة العالمية بقوة عاملة تلتزم بأعلى المعايير الأخلاقية والمهنية وتلتزم بوضع ميثاق قيم منظمة الصحة العالمية موضع التنفيذ. تتبع منظمة الصحة العالمية سياسة عدم التسامح مطلقًا تجاه الاستغلال والاعتداء الجنسي (SEA)، والتحرش الجنسي وأنواع أخرى من السلوك المسيء (أي التمييز، إساءة استخدام السلطة والتحرش). يلعب جميع أعضاء القوة العاملة في منظمة الصحة العالمية دورًا في تعزيز مكان عمل آمن ومحترم ويجب عليهم الإبلاغ عن أي حالات فعلية أو مشتبه بها من الاستغلال والاعتداء الجنسي، والتحرش الجنسي وأنواع أخرى من السلوك المسيء. لضمان عدم توظيف الأفراد الذين لديهم تاريخ مثبت من الاستغلال والاعتداء الجنسي، والتحرش الجنسي أو أنواع أخرى من السلوك المسيء من قبل المنظمة، ستجري منظمة الصحة العالمية تحققًا من الخلفية للمرشحين النهائيين. تتبع منظمة الصحة العالمية بيئة خالية من التدخين ولا توظف المدخنين أو مستخدمي أي شكل من أشكال التبغ. للحصول على معلومات حول عمليات منظمة الصحة العالمية، يرجى زيارة: http://www.who.int. تقدم منظمة الصحة العالمية أيضًا مجموعة واسعة من المزايا للموظفين، بما في ذلك إجازة الأبوة وترتيبات عمل مرنة جذابة للمساعدة في تعزيز توازن صحي بين العمل والحياة وللسماح لجميع الموظفين بالتعبير عن مواهبهم وتطويرها بالكامل. سن التقاعد القانوني للتعيينات الوظيفية هو 65 عامًا. بالنسبة للمتقدمين الخارجيين، سيتم النظر عادةً فقط في أولئك الذين يتوقعون إكمال مدة التعيين. يرجى ملاحظة أن عقود منظمة الصحة العالمية مشروطة بتأكيد أفراد القوة العاملة أنهم محصنون حسب متطلبات منظمة الصحة العالمية قبل القيام بمهمة لمنظمة الصحة العالمية، باستثناء الحالات التي لا تسمح فيها حالة طبية بهذا التحصين، كما هو معتمد من قبل خدمات صحة ورفاهية موظفي منظمة الصحة العالمية (SHW). سيُطلب من المرشح الناجح تقديم أدلة ذات صلة بهذه الحالة. يجب مشاركة نسخة من بطاقة التطعيم المحدثة مع الخدمة الطبية لمنظمة الصحة العالمية في عملية التصريح الطبي. يرجى ملاحظة أن بعض البلدان تتطلب إثبات تطعيمات محددة للدخول أو الخروج. على سبيل المثال، يلزم إثبات/شهادة رسمية لتطعيم الحمى الصفراء لدخول العديد من البلدان. يمكن العثور على توصيات اللقاحات الخاصة بالبلد على موقع منظمة الصحة العالمية للسفر الدولي وصحة ورفاهية الموظفين. للاستفسارات المتعلقة باللقاحات، يرجى الاتصال مباشرة بـ SHW على [email protected]. هذا المنصب يخضع للتوظيف المحلي وسيتم شغله من قبل أشخاص

ما ستقوم به

• • سيتولى مساعد الفريق إدارة المراسلات، وترتيبات السفر، وتقديم الدعم الإداري للاجتماعات واللوجستيات. كما سيحتفظ بالسجلات ويضمن الالتزام بالمواعيد النهائية للإجراءات الإدارية.

المتطلبات

يجب أن يكون المرشحون قد أتموا التعليم الثانوي مع تدريب سكرتاري أو إداري، ولديهم ثلاث سنوات على الأقل من الخبرة ذات الصلة. تعتبر الشهادة الجامعية في مجال ذي صلة ميزة، بالإضافة إلى إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية.

المزايا

• • إجازة سنوية

التعليم المطلوب

• المرحلة الثانوية

الأسئلة الشائعة