مدير خدمات المؤتمرات والتموين

الوصف

وصف الشركة من الأنشطة الاجتماعية الصاخبة في الردهة إلى الفعاليات والاحتفالات والاجتماعات التجارية، ينبض كل مكان بإيقاع مون دريان الكهربائي. مع أماكن الطعام والحياة الليلية المنتشرة في ثمانية مواقع مختلفة في الفندق، لا يوجد شيء مثل مون دريان الدوحة في المنطقة بأكملها. وصف الوظيفة الواجبات والمهام: - التعامل مع استفسارات التموين والفعاليات الاجتماعية وحفلات الزفاف الواردة وتحويلها إلى أعمال مؤكدة - البيع الاستباقي للقوائم والأماكن والمعدات السمعية والبصرية والديكور والخدمات الإضافية لزيادة إجمالي إيرادات الفعاليات - تحديد وتطوير فرص عمل جديدة ضمن الأسواق الناطقة باللغة العربية والقطاعات الاجتماعية - بناء علاقات قوية مع منظمي حفلات الزفاف ومنظمي الفعاليات الاجتماعية والعملاء الرئيسيين - التفاوض على العقود والتسعير والشروط بما يتماشى مع استراتيجية الفندق والموافقات - تحقيق أهداف الإيرادات الفردية والجماعية - إجراء جولات تفقدية احترافية للموقع لتحويل الأعمال - إنشاء مقترحات وعقود بما يتماشى مع معايير الفندق - التأكد من استلام جميع مدفوعات الفعاليات والودائع والضمانات وفقًا لسياسة المالية - تنسيق وإدارة الفعاليات الاجتماعية وحفلات الزفاف، والتأكد من تلبية جميع متطلبات العميل بدقة - دعم فعاليات الشركات عند تكليفه من قبل الإدارة - العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء من العقد حتى يوم الفعالية - تنسيق تذوق القوائم ودعم تخطيط القوائم مع العملاء وفريق الطهي - مساعدة العملاء في تنسيق البائعين الخارجيين (بائعي الزهور، الأثاث، الكتان، الترفيه، إلخ) - إعداد مخططات الطوابق، مخططات الجلوس، ومواد تنسيق الفعاليات - إجراء جولات تفقدية للموقع واجتماعات التخطيط قبل الفعاليات - مقابلة العملاء والترحيب بهم في يوم الفعالية والإشراف على التنفيذ السلس - إجراء تسليم مناسب للفعاليات إلى عمليات الولائم لتقديم خدمة لا تشوبها شائبة - حل المشكلات بشكل استباقي في الموقع لحماية تجربة الضيف والإيرادات - جمع ملاحظات العملاء ومشاركة الرؤى مع قيادة خدمات المؤتمرات والتموين - حضور اجتماعات أوامر الولائم والتأكد من التوافق التشغيلي الكامل عبر الولائم، الطهي، المعدات السمعية والبصرية، الهندسة، الأمن، والمكتب الأمامي - التأكد من إدخال جميع تفاصيل الفعاليات وتحديثها بدقة في Delphi / Amadeus - إعداد وتوزيع تقارير الفعاليات اليومية على أصحاب المصلحة المعنيين - التأكد من اكتمال أوامر الولائم، مخططات الطوابق، والملاحظات التشغيلية، وإصدارها في الوقت المحدد - ضمان التواصل الداخلي السلس بين جميع الأقسام المشاركة في تقديم الفعاليات - حفظ العقود، الاحتفاظ بملفات رقمية ومادية منظمة، والتأكد من جمع التوقيعات في الوقت المناسب - الاحتفاظ بسجلات دقيقة للعملاء والفعاليات في جميع الأنظمة - إدارة المراسلات والاستفسارات المتعلقة بخدمات المؤتمرات والتموين باحترافية وفي الوقت المناسب - تجميع بيانات الفعاليات للتحليل الداخلي والتقارير - معالجة النماذج المتعلقة بالأعمال بما في ذلك استرداد الأموال، النماذج المجانية، قسائم الترفيه، وتقارير المصروفات - ضمان الامتثال الكامل لأنظمة الفندق وسياساته وإجراءاته

ما ستقوم به

• • - مسؤول خدمات المؤتمرات والتموين مسؤول عن التعامل مع الاستفسارات المتعلقة بالتموين والفعاليات الاجتماعية وحفلات الزفاف، وتحويلها إلى أعمال مؤكدة. كما سيقوم بتنسيق وإدارة الفعاليات، والتأكد من تلبية جميع متطلبات العميل وتنفيذها بشكل لا تشوبه شائبة.

المتطلبات

يتطلب الدور بناء علاقات قوية مع العملاء والبائعين، والتفاوض على العقود، وتحقيق أهداف الإيرادات. الخبرة في تخطيط الفعاليات وخدمات التموين، خاصة في الأسواق الناطقة باللغة العربية، ضرورية.