مراقب مستندات رئيسي

الوصف

نظرة عامة على الوظيفة يقدم مراقب المستندات الرئيسي حلولاً للمشكلات التي قد تكون غير نمطية أو تحدث بشكل غير متكرر بناءً على الممارسة والسوابق أو الإجراءات الحالية. يؤثر عمل مراقب المستندات الرئيسي بشكل مباشر على جودة عمل الفريق. يمكنهم توصيل معلومات التحكم في المستندات الفنية للفريق واقتراح تحسينات على العمليات الحالية. المسؤوليات المهام والمسؤوليات الرئيسية - اكتساب الخبرة في مجال العمل التالي: iDocs - تطوير المهارات التقنية الأساسية لإكمال العمل المخصص - عند العمل كقائد لإدارة المستندات، بالإضافة إلى ذلك: - توجيه فريق إدارة المستندات الصغير أو المتوسط كقائد لمراقب المستندات - قيادة المشروع كقائد لمراقب المستندات، وإشراك مشاركة التخصصات الأخرى - تنسيق جميع الأنشطة ضمن التخصص الخاص والتخصصات البينية مع التخصصات الأخرى - قيادة فريق إدارة المستندات في منطقة العمل المخصصة وإكمالها ضمن الجدول الزمني والميزانية المخطط لهما، وفقًا للمعايير و MDR وإجراءات المشروع المحددة وبمستوى مهني عالٍ - تخطيط وتنظيم وتوجيه جميع جوانب تنفيذ التخصص في المشروع المخصص، بما في ذلك النطاق والتسليمات والجدول الزمني وجميع موارد القوى العاملة للتخصص - الاتفاق على التخصيصات مع مدير الهندسة - ضمان تحديد الواجهات والتسليمات بوضوح - تحمل المسؤولية عن التقدم والإنتاجية، وتحديد أي إجراء تصحيحي مطلوب - العمل كنقطة اتصال للتخصص على أساس المشروع في الاتصالات والاجتماعات مع فريق المشروع والعميل والبائع/المورد و/أو نظرائهم من المقاولين من الباطن، والوكالات ذات الصلة مثل سلطات التصديق والمدققين والأطراف الثالثة، وما إلى ذلك. - تطوير خطة تنفيذ إدارة المستندات وتعليمات العمل الأخرى المرتبطة بها لضمان التوافق مع متطلبات العميل ومعايير McDermott - التعرف على الجوانب الفنية المحددة للعقد ومتطلبات فريق المشروع المتعلقة بإدارة المستندات ومتطلبات تسليم المشروع (المعايير والإجراءات و EDMS والتنسيقات، وما إلى ذلك) - ضمان إعداد منصة EDMS للمشروع لتلبية المتطلبات الفنية للعميل و McDermott - إدارة خطط التوظيف والميزانيات للمشاريع لضمان مستويات التوظيف المناسبة وإدارة التكاليف - تقديم المشورة لفريق إدارة المشروع بشأن قضايا إدارة المستندات وعمليات ومتطلبات الواجهة - ضمان المشاركة السلسة للوثائق بين جميع أعضاء فريق المشروع والمواقع لتشمل MOPEX والشركاء في المشاريع المشتركة - العمل كواجهة يومية للعميل والموردين والمقاولين من الباطن، وما إلى ذلك، بشأن قضايا إدارة المستندات اليومية - تسهيل وتسريع التدفق في الوقت المناسب للمعلومات الفنية بين أعضاء فريق المشروع والأطراف الخارجية، مثل العميل والموردين، عبر EDMS - إعداد ومراجعة وإصدار تقارير المشروع المحددة عن حالة المستندات، بما في ذلك سجل المستندات الرئيسي - الإشراف على موظفي إدارة المستندات في المشاريع وتقديم ملاحظات في الوقت المناسب لمدير قسم إدارة المستندات بشأن أداء الموظفين - ضمان التدريب المناسب على EDMS لجميع موظفي المشروع بالإضافة إلى تدريب موظفي إدارة المستندات على إجراءات وأنظمة إدارة المستندات (Unifi) - المساعدة في إنشاء وصيانة وتطوير وتحسين عمليات وأنظمة وأدوات إدارة المستندات - المشاركة في وقيادة عمليات التدقيق الداخلية والخارجية حسب الاقتضاء - تقديم تقارير حالة منتظمة لإدارة المشروع والقسم بشأن عبء عمل إدارة مستندات المشروع وأي مشكلات - ضمان المشاركة النشطة والمتكررة مع نظير/نظراء MOPEX للمشروع - تقديم المعلومات المطلوبة للتسليم والتحويل وفقًا للمتطلبات التعاقدية للمشروع - أرشفة سجلات المشروع - تقديم الدروس المستفادة من تنفيذ المشروع لإدارة المشروع وإدارة القسم تقارير إلى: المشروع: قائد إدارة المستندات/مدير هندسة المشروع أو مدير المشروع وظيفي: مدير القسم يتواصل مع: قائد إدارة المستندات، هندسة المشروع، إدارة المشروع، مدير القسم يشرف على: مراقبي المستندات المعينين المؤهلات المؤهلات والتعليم الأساسي - درجة البكالوريوس في أي تخصص أو دبلوم معادل (يفضل في علوم الكمبيوتر) - 10-15 سنة كحد أدنى من الخبرة في إدارة المستندات مع مقاول رئيسي أو استشاري - معرفة جيدة ببرامج نظام إدارة قواعد البيانات الإلكترونية (EDMS) و MS Office و Adobe - معرفة جيدة ببرامج Microsoft: Word و Access و PowerPoint و Excel و Project - معرفة عملية بأدوات EDMS المستخدمة في الصناعة - خبرة واسعة في الأنشطة الفنية، بما في ذلك العمليات البرية والبحرية - خبرة وظيفية وتجارية وصناعية وقيادية واسعة النطاق - القدرة على العمل كعضو في فريق وكذلك العمل كقائد للفريق - مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة - دقيق، يمكن الاعتماد عليه، ومستعد للتعامل مع أولويات متعددة - مهارات اتصال ناجحة، وفطنة تجارية، وقدرة على اتخاذ القرار - مدرب iDocs معتمد (مفضل) #LI-RA2 براعتنا تغذي الحياة اليومية. معًا، قمنا بتكوين بعض الشراكات الأكثر ثقة عبر سلسلة قيمة الطاقة لتحويل ما كان مجرد فكرة إلى حقيقة: مد البنية التحتية تحت سطح البحر على بعد آلاف الأقدام تحت مستوى سطح البحر، وتركيب المنصات على بعد مئات الأميال من الشاطئ، واستخدام خبرتنا لتصميم وبناء البنية التحتية لطاقة الرياح البحرية، وإعادة تشكيل المشهد البري لتوفير منتجات الطاقة التي يحتاجها العالم بأمان واستدامة. لأكثر من 100 عام، كنا نجعل المستحيل ممكنًا. اليوم، نحن نقود تحول الطاقة مع أكثر من 30,000 من ألمع العقول في 54 دولة.

ما ستقوم به

• • يقود مراقب المستندات الرئيسي فرق إدارة المستندات في المشاريع، مما يضمن أن جميع التسليمات تلبي المعايير التعاقدية والجداول الزمنية للمشروع. يعملون كواجهة أساسية للعملاء والمقاولين من الباطن أثناء إدارة الميزانيات والتوظيف وتنفيذ منصات EDMS.

المتطلبات

يجب أن يمتلك المرشحون درجة البكالوريوس وما لا يقل عن 10-15 عامًا من الخبرة في إدارة المستندات ضمن بيئة مقاول أو استشاري رئيسي. تعد الكفاءة في برامج EDMS و MS Office والقدرات القيادية القوية ضرورية لهذا الدور.

الأسئلة الشائعة