أخصائي لوجستيات إدارية

الوصف

نظرة عامة يقدم الدعم الإداري لمدير المشروع. ينسق الاجتماعات الإدارية والوظيفية، ودعم اللوجستيات والأنشطة الأخرى للفريق. يعالج المشاكل المحتملة بشكل استباقي لضمان كفاءة عمل المكتب. ملم بشكل وثيق بالعمليات اليومية لجميع المجالات الوظيفية داخل البرنامج ويدير المهام الإدارية لجميع الموظفين. يدير بشكل استباقي المكالمات الهاتفية والتقويم وترتيبات السفر لمدير المشروع. يحافظ على جدول مدير المشروع طوال يوم العمل. إدارة الوقت أمر لا بد منه. سيكون الفرد مسؤولاً عن مساعدة مدير المشروع ونائب مدير المشروع ومشرفي المناوبات في المهام الإدارية. يخضع وصف الوظيفة هذا للتغيير في أي وقت حسب الحاجة لتلبية متطلبات البرنامج أو الشركة. المسؤوليات - إعداد التقارير الإدارية لمختلف المنظمات العسكرية والمقرات العليا (التقارير الأسبوعية، جداول الدوام، إلخ) باستخدام أدوات Microsoft Office المختلفة حسب توجيهات مدير الدولة أو ممثله. - إعداد المقاييس حسب توجيهات مدير الدولة لدعم بيان العمل. - التواصل مع موظفي مكتب إدارة المشاريع (PMO) لدعم الوظائف المذكورة أعلاه وكذلك مكتب مدير المشروع وموظفيه. - تتبع الموظفين المعينين للموقع القطري وكذلك المعينين مؤقتًا. سيكون أيضًا نقطة الاتصال لجميع الأفراد داخل الدولة الذين هم قيد الاحتجاز الإداري لأي سبب حتى يعودوا إلى وضعهم الوظيفي الطبيعي و/أو يتم تسريحهم من العمل. - المساعدة في إجراءات الدخول/الخروج. سيضمن، حيثما أمكن، إكمال أي أوراق ضرورية لأشياء مثل الشارات قبل وصول الموظفين. - سيدعم وظيفة سلسلة التوريد اللوجستية لمقر Vectrus بالإضافة إلى دعم عمليات اللوجستيات الإقليمية. - يتطلب هذا المنصب خلفية قوية في اللوجستيات مع إنجازات مثبتة في العمل الجماعي متعدد الوظائف، وخبرة في التعاون مع الفرق البعيدة ومهارات تفاوض قوية. على هذا النحو، نحن نبحث عن شخص يتمتع بمهارات اتصال وقيادة ممتازة للعمل كواجهة رئيسية للبائعين والمقاولين من الباطن ضمن نطاق عملهم المحدد. - سيكون جزءًا من فريق سلسلة التوريد في Vectrus في الدوحة، قطر، والكويت، وسيتعاون معه، والذي سيدعم أيضًا أخصائي الإدارة/اللوجستيات. - يجب أن يكون مرتاحًا في التعاون مع المقاولين من الباطن/الموردين وتقديم ملخص للمناقشات. - ضمان تدفق المواد والموارد والخدمات عبر النظام في الوقت المناسب. - يجب أن يتمتع الأخصائي بمهارات تخطيط جيدة والقدرة على توقع المشاكل ووضع خطة عمل لمنع التأخير في سير العمل التسليم. - يجب على الأخصائي التواصل مع الأفراد على مستويات مختلفة في المنظمة وقد يُطلب منه إعداد الميزانية، والتناقض، والتتبع، ووقت التسليم، والتأخير، وتطوير معايير مؤشرات الأداء الرئيسية. - الحفاظ على توجيهات المشروع واللوائح والأدلة والمبادئ التوجيهية المعمول بها. - المحاسبة والتحكم والنقل والتعبئة وحماية المواد والوثائق المحمية بشكل صحيح. - المساعدة في التصديق واستقبال تصاريح الزوار والوصول. - مساعدة الإدارة في الإشراف على موظفي البرنامج والمعلومات والإجراءات الأمنية المادية والتقنية. - تقديم المساعدة الفنية في معالجة طلبات الأهلية. - المساعدة في التقييمات الذاتية السنوية. - المساعدة في إنشاء وتوجيه الوثائق/التقارير المتعلقة بالحوادث الأمنية التي تحدث داخل المكتب. - المساعدة في وظائف تسجيل الوقت وتدريب وتتبع حالة كل من الأنظمة/المتطلبات. - يؤدي واجبات ومهام أخرى حسب الاقتضاء و/أو حسب توجيهات مدير المشروع. المؤهلات التعليم / الشهادات: يمكن استبدال سنة واحدة من الخبرة ذات الصلة بسنة واحدة من التعليم، إذا كانت الدرجة مطلوبة. - شهادة الثانوية العامة/GED - يجب أن يكون قادرًا على التأهل والحفاظ على تصريح الثقة العامة للمخاطر المتوسطة (MRPT) الخبرة: - سنتان+ خبرة إدارية ذات صلة - يجب أن تستوفي جميع متطلبات البلد المضيف للعمل بشكل قانوني في البلد المضيف لتكون مؤهلاً لهذا المنصب. المهارات والتقنيات المستخدمة: - يتطلب هذا المنصب خلفية قوية في الإدارة واللوجستيات مع إنجازات مثبتة في العمل الجماعي متعدد الوظائف، وخبرة في التعاون مع الفرق البعيدة ومهارات تفاوض قوية. - نحن نبحث عن شخص مبادر ويتحمل المسؤولية بمهارات اتصال وقيادة ممتازة للعمل كواجهة رئيسية للبائعين والمقاولين من الباطن ضمن نطاق عملهم المحدد. - خبرة في وظائف المكتب العادية: الهاتف، الفاكس، الآلة، الماسح الضوئي، الكمبيوتر المكتبي، بما في ذلك المعرفة العملية ببرامج Microsoft Office. في V2X، نحن ملتزمون بشدة بتكافؤ فرص العمل، بما في ذلك حماية المحاربين القدامى والأفراد ذوي الإعاقة، وتعزيز بيئة عمل شاملة ومتنوعة. نضمن معاملة جميع الأفراد بالعدل والاحترام والكرامة، مع إدراك القوة التي تأتي من قوة عاملة غنية بالخبرات ووجهات النظر والمهارات المتنوعة. يتيح لنا هذا الالتزام، المتوافق مع رؤيتنا وقيمنا الأساسية للنزاهة والاحترام والمسؤولية، الاستفادة من الاختلافات، وتشجيع الابتكار، وتوسيع نجاحنا في السوق العالمية، مما يمكننا في النهاية من خدمة عملائنا على أفضل وجه.

ما ستقوم به

• • يقدم أخصائي اللوجستيات الإدارية دعمًا إداريًا ولوجستيًا شاملاً لمدير المشروع ومكتب إدارة المشاريع (PMO). تشمل المسؤوليات إدارة الجداول الزمنية، وإعداد التقارير، والتنسيق مع البائعين، والإشراف على العمليات الإدارية للموظفين.

المتطلبات

يجب أن يكون لدى المرشحين خبرة إدارية ذات صلة لا تقل عن سنتين وشهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (GED). يتطلب الدور القدرة على التأهل والحفاظ على تصريح الثقة العامة للمخاطر المتوسطة (MRPT).

التعليم المطلوب

• - شهادة الثانوية العامة

الأسئلة الشائعة