مسؤول إداري

الوصف

عن الدور: بصفتك مسؤولاً إدارياً، ستقدم مجموعة من الدعم الإداري واللوجستي والتنظيمي للمدير المباشر وكذلك للفريق بأكمله. ستدير وتقيّم الطلبات الإدارية من داخل القسم وتضمن أن جميعها ضمن إرشادات الشركة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر المقترحات، تحركات القوى العاملة (طلبات التوظيف/المقابلات/اتفاقيات الخدمة)، طلبات الإجازات/السفر الرسمي، طلبات خصم التذاكر، الاستفسارات/المقترحات المتعلقة بالوكالات. لدعم إعداد التقارير بفعالية والتعامل مع المشاريع الخاصة المتعلقة بأنشطة القسم. المسؤوليات: - إدارة وتنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية بما في ذلك التعامل مع جميع المكالمات الواردة إلى مكتب المدير المباشر بطريقة فعالة ومهنية. لإدارة المراسلات بشكل مستقل مع الأطراف الداخلية والخارجية، بناءً على الإرشادات والمخططات التي وضعها نائب الرئيس / مدراء الفريق. - أن تكون نقطة الاتصال الأولى للاستفسارات الواردة من أصحاب المصلحة الخارجيين والداخليين. لتسجيل وتصفية وتعميم وتوصيل جميع الأمور الواردة والصادرة إلى المدير المباشر واتخاذ إجراءات المتابعة عند الاقتضاء. - أن تكون حلقة الوصل بين قسم GS&S وأقسام الخطوط الجوية القطرية الأخرى ذات الصلة وكذلك أصحاب المصلحة الخارجيين. - تقديم الدعم الإداري للمدير المباشر بما في ذلك الرد على الهواتف، توزيع البريد، معالجة النصوص، إعداد عروض PowerPoint التقديمية، صياغة الرسائل، الاتصالات الإلكترونية، تدوين المحاضر، إعداد وصيانة جداول بيانات Excel، إدخال البيانات في قواعد البيانات، إدارة قواعد البيانات، إدارة الملفات، إدارة اليوميات، التصوير، الفاكس، وأي واجبات أخرى ذات صلة. - مسؤول عن إنشاء وثائق الأعمال، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر كتابة التقارير، إنشاء العروض التقديمية، وإعداد وتوزيع جداول البيانات. - مسؤول عن ضمان أن الهيكل والمعايير والعمليات والأدوات كما حددتها الشركة موجودة ويتم الحفاظ عليها. - المساعدة في صيانة وتقديم السياسات والإجراءات في مجالات الموارد البشرية والصحة والسلامة. - ترتيبات السفر والإقامة الفندقية بما يتماشى مع الإرشادات والإجراءات المتفق عليها. - مسؤول عن دعم المدير المباشر والقسم في تنفيذ المشاريع المخطط لها ضمن موعد نهائي محدد، من حيث التوثيق والمتابعات وتنسيق المهام. - تخطيط وتنظيم وتحديد أولويات المهام من أجل الوفاء بالمواعيد النهائية، وكذلك العمل بأقل قدر من الإشراف وحضور الاجتماعات عند الحاجة لتسجيل المحاضر، وإدارة الإدارة، والمساعدة في التقارير. - الحفاظ على أعلى مستوى من السلوك المهني في جميع الأوقات مع العملاء والزملاء. - إدارة وتنسيق المشاريع الخاصة وتقديم التقارير عن التقدم المحرز إلى المدير المباشر. - إدارة مهام متعددة ومشاريع معينة بشكل مستقل مع احترام المواعيد النهائية وضمان سلامة جميع المعلومات والبيانات في نفس الوقت. - يؤدي واجبات أخرى ذات صلة، حسب التكليف، لغرض ضمان الأداء الفعال والكفء لوحدة العمل. - دعم رئيس القسم من خلال المشاركات الخارجية مع مجلس IATA الاستشاري للسلامة والرحلات والعمليات الأرضية (SFGOAC). - إنشاء والحفاظ على علاقة فعالة والتواصل مع منظمي الطيران. تسهيل المتطلبات لمجموعات العمل المتخصصة المختلفة. - تخطيط وتنظيم وترتيب جدول الأعمال والمتحدثين لورش العمل الفصلية للقسم، بطريقة فعالة وسلسة. كن جزءًا من قصة استثنائية مهاراتك. خيالك. طموحك. هنا، لا توجد حدود لإمكانياتك والتأثير الذي يمكنك إحداثه. ستجد فرصًا لا حصر لها للنمو والعمل على أكبر التحديات وأكثرها مكافأة والتي ستبني مهاراتك وخبراتك. لديك الفرصة لتكون جزءًا من مستقبلنا وبناء الحياة التي تريدها بينما تكون جزءًا من مجتمع دولي. أفضل ما لدينا هنا وما زال قادمًا. بالنسبة لنا، المستحيل هو مجرد تحدٍ. انضم إلينا ونحن نجرؤ على تحقيق ما لم يتم إنجازه من قبل. معًا، كل شيء ممكن. المؤهلات عنك: - مهارات تجارية مثبتة وفطنة تجارية. - مهارات ممتازة في بناء العلاقات والتواصل. - القدرة على تطوير شبكة علاقات جيدة داخل الخطوط الجوية القطرية. - مهارات قوية في اتخاذ القرار وحل المشكلات. - تخطيط وإدارة وقت ممتازين. - معرفة عالية بالحاسوب في برامج Microsoft Office (Word، Excel، Access، PowerPoint و Outlook). - القدرة على العمل بشكل مستقل، وكذلك كجزء من فريق. - دقة الملاحظة، حتى تحت الضغط. - القدرة على التنظيم الذاتي، وإدارة الوقت، وتحديد أولويات العمل، والوفاء بالمواعيد النهائية. - مهارات قوية في التواصل الشخصي والشفوي. - العمل الجماعي وبناء العلاقات. - التواصل والتأثير. - مخطط استباقي واستراتيجي. - يركز على الحلول. - يظهر النزاهة والصدق مع القدرة على كسب ثقة واحترام الآخرين. - الهدوء تحت الضغط. - ملتزم، متحمس ومتحفز. - الرغبة في تبني أفكار جديدة واغتنام الفرص. - الرغبة في قبول وتشجيع التحديات البناءة. عن مجموعة الخطوط الجوية القطرية: بدأت قصتنا بأربع طائرات. اليوم، نقدم التميز عبر 12 شركة مختلفة تتحد كواحدة. لقد نمونا بسرعة، وحطمنا الأرقام القياسية، ووضعنا اتجاهات يتبعها الآخرون. لا نتباطأ بسبب الخوف من الفشل. بدلاً من ذلك، نجرؤ على تحقيق ما لم يتم إنجازه من قبل. لذا، سواء كنت تخلق تجربة فريدة لعملائنا أو تبتكر خلف الكواليس، يساهم كل شخص في قصتنا الفخورة. قصة نمو مذهل وتصميم. الآن هو الوقت المناسب لتقديم أفضل أفكارك وشغفك إلى مكان لن تعرف فيه طموحاتك حدودًا، وتكون جزءًا من مجتمع عالمي حقًا. كيفية التقديم إذا كنت مهتمًا بتقديم طلبك وتشعر أنك مناسب لهذا الدور، يرجى إكمال نموذج الطلب الخاص بنا وتحميل سيرتك الذاتية لمراجعتنا والنظر فيها.

ما ستقوم به

• • يقدم المسؤول الإداري دعمًا إداريًا ولوجستيًا شاملاً للمدير المباشر والقسم، بما في ذلك إدارة الاتصالات والوثائق والمشاريع الخاصة. يعمل كنقطة اتصال أساسية لأصحاب المصلحة ويضمن توافق عمليات القسم مع معايير الشركة.

المتطلبات

يجب أن يمتلك المرشحون فطنة تجارية قوية، ومهارات تخطيط ممتازة، وكفاءة عالية في تطبيقات Microsoft Office. يتطلب الدور القدرة على العمل بشكل مستقل، وإدارة مهام متعددة تحت الضغط، والحفاظ على علاقات مهنية مع الأطراف الداخلية والخارجية.

الأسئلة الشائعة