وظائف بلس — مشرف الإدارة والمكتب
وظيفة منشورة على وظائف بلس، مع تفاصيل المتطلبات والمزايا ورابط التقديم المباشر.
مشرف الإدارة والمكتب
تتقدّم باسم
زيارة موقع الشركةالإعلان الأصلي للوظيفة
Administration & Office Supervisor Elseco Limited
مقارنة الرواتب
تقديري ~11,500 درهم إماراتي
تقدير مبني على بيانات إقليمية، وليس عرضًا رسميًا من جهة العمل.
الوصف
مقدمة: elseco هي وكالة اكتتاب تأمين متخصصة في التكنولوجيا الفائقة وشركة Lloyd's Coverholder. تكتتب elseco نيابة عن حوالي 50 شركة تأمين وإعادة تأمين بما في ذلك نقابات لويدز. يقع المقر الرئيسي لشركة elseco في مركز دبي المالي العالمي (دبي، الإمارات العربية المتحدة) وتخضع لتنظيم سلطة دبي للخدمات المالية. توظف الشركة حوالي 120 متخصصًا ولديها مكاتب منظمة في دبي ولندن. تأسست الشركة قبل عقدين من الزمن بإطلاق تأمين الفضاء، ومنذ ذلك الحين تنوعت لتشمل تأمين الطيران والحوادث والصحة والطاقة. في حجر الزاوية لتطور elseco الأخير، يقع تطوير "المنصة" التكنولوجية، وتحديداً "ATOM". وهي تقع في صميم الشركة وتعتبر بالغة الأهمية لنجاح الشركة ونموها المستقبلي. الغرض من الوظيفة: سيضمن مشرف الإدارة والمكتب التشغيل السلس والفعال للمكتب من خلال الإشراف على المرافق وخدمات مكان العمل وتنسيق البائعين والأنشطة الإدارية مع الحفاظ على بيئة مهنية ومرحبة للموظفين والزوار. بالإضافة إلى ذلك، سيدعم شاغل الوظيفة تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية، واتصالات الشركة، والمشاريع الأخرى مع تطور احتياجات العمل. المسؤوليات: إدارة وعمليات المكتب - تقديم الدعم الإداري عبر مجموعة واسعة من الأنشطة المكتبية والتشغيلية. - مراقبة وتحديث نفقات الشركة من خلال الاستخدام اليومي لجدول بيانات Excel ودعم بناء الميزانية السنوية للنفقات الإدارية والمكتبية. - التأكد من تحديث ملفات وسجلات elseco الإدارية وصيانتها جيدًا. - استقبال الموظفين والزوار عند الوصول، مما يضمن بيئة مهنية ومرحبة. - الحفاظ على مكتب منظم ومجهز جيدًا (elseco و ATOM)، وتجديد الإمدادات للموظفين والزوار. - تنسيق ودعم فريق القيادة بترتيبات الزوار، والتأكد من إعداد غرف الاجتماعات وتوفير المرطبات. - الرد على الهاتف الرئيسي للشركة وتوجيه المكالمات والرسائل بشكل مناسب. - إعداد ترتيبات السفر لفريق القيادة والموظفين حسب الحاجة. - التنسيق مع تكنولوجيا المعلومات وإدارة المباني (CPT و Gate Avenue) فيما يتعلق بالوصول إلى المكتب، والتصاريح، ومتطلبات المرافق للموظفين والزوار. - الإشراف على مرافق المكتب، بما في ذلك الصيانة، والتنظيف، ومعدات المكتب، والنباتات، وعقود السلامة من الحرائق، وخدمات مكان العمل الأخرى. - إجراء مقارنات البائعين، والحصول على عروض الأسعار، والتفاوض على الأسعار، وتنسيق مقدمي الخدمات لاحتياجات المكتب والعمل. - ترتيب تصاريح المكتب، والتسليمات، والوصول إلى مواقف السيارات، وزيارات الصيانة، والمتطلبات الأخرى المتعلقة بالمكتب. - طلب وإدارة البضائع التجارية، وبطاقات العمل، وبطاقات الدخول، والمواد المكتبية الأخرى. - إدارة برامج الولاء والمكافآت (مثل Business Skywards) للموظفين. - دعم عملية الميزانية السنوية للمكتب ومراقبة النفقات المتعلقة بالمكتب. الاتصالات والعلامة التجارية ووسائل التواصل الاجتماعي - دعم مدير العمليات والعلامة التجارية في تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية. - المساعدة في إعداد وتوزيع إعلانات الشركة والنشرات الإخبارية واتصالات الموظفين. - تنسيق التحديثات لمنصات التواصل الاجتماعي للشركة، والتأكد من أن المحتوى دقيق وفي الوقت المناسب ومتوافق مع إرشادات العلامة التجارية للشركة. - المساعدة في تنسيق المواد التسويقية والعناصر الترويجية ومبادرات العلامة التجارية. - دعم أنشطة العلاقات العامة والتواصل مع الموردين الخارجيين والوكالات والشركاء حسب الحاجة. - المساعدة في الحفاظ على اتساق العلامة التجارية عبر اتصالات الشركة وفعالياتها. إدارة الموارد البشرية ومشاركة الموظفين - العمل عن كثب مع فريق الموارد البشرية في مسائل إدارة الموظفين. - تنسيق طلبات التأشيرات وتجديدها وإلغائها وطلبات البطاقات غير المدعومة، والحفاظ على بوابة مركز دبي المالي العالمي تحت إشراف الموارد البشرية. - دعم أنشطة إدارة التوظيف والإنهاء بالتنسيق مع الموارد البشرية. - مساعدة الموارد البشرية في مبادرات مشاركة الموظفين وأنشطة التعلم والتطوير وبرامج الرفاهية. - تنسيق وتنظيم فعاليات الشركة واحتفالات الموظفين وأنشطة بناء الفريق والوظائف الداخلية بالتعاون مع الموارد البشرية ومدير العمليات والعلامة التجارية. عام - أداء مهام إدارية واتصالات وعلامة تجارية وتشغيلية أخرى حسب الحاجة من قبل مدير العمليات والعلامة التجارية أو فريق الموارد البشرية أو فريق القيادة.
ما ستقوم به
- • سيشرف مشرف الإدارة والمكتب على العمليات المكتبية اليومية والمرافق وتنسيق البائعين مع تقديم الدعم الإداري لفريق القيادة. يتضمن الدور أيضًا المساعدة في اتصالات الشركة والعلامة التجارية ووسائل التواصل الاجتماعي ومهام إدارة الموظفين المتعلقة بالموارد البشرية.
المتطلبات
يجب على المرشحين أن يكونوا حاصلين على شهادة جامعية ويمتلكون 6-8 سنوات من الخبرة في تنسيق المكاتب. مطلوب إتقان مجموعة برامج Microsoft Office ومهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية، بالإضافة إلى القدرة على العمل في الموقع في دبي.
نسبة التوافق13%
نصائح المقابلة
استعرض فهمك لعمليات elseco كوكالة اكتتاب تأمين متخصصة و Lloyd's Coverholder، مع التركيز على أهمية منصة ATOM.
سلط الضوء على خبرتك في إدارة المرافق، وتنسيق البائعين، ودعم الإدارة، وكيف يمكنك الحفاظ على بيئة مكتبية احترافية ومرحبة.
قدم أمثلة على كيفية دعمك للاتصالات الداخلية والخارجية، ومبادرات العلامة التجارية، وإدارة وسائل التواصل الاجتماعي في أدوار سابقة.
ناقش تجربتك في العمل مع فرق الموارد البشرية في مسائل إدارة الموظفين، بما في ذلك عمليات التأشيرات ومشاركة الموظفين.
اقتراح آلي للمسار الوظيفي، وليس توصية رسمية من صاحب العمل.
المسار الوظيفي
مدير مكتب
مشرف الإدارة والمكتب
مدير عمليات
منسق أول للموارد البشرية
الأسئلة الشائعة
ما هو الغرض الرئيسي من دور مشرف الإدارة والمكتب؟
الغرض الرئيسي من دور مشرف الإدارة والمكتب هو ضمان التشغيل السلس والفعال للمكتب من خلال الإشراف على المرافق وخدمات مكان العمل وتنسيق البائعين والأنشطة الإدارية، مع الحفاظ على بيئة مهنية ومرحبة للموظفين والزوار.
ما هي بعض المسؤوليات الرئيسية المتعلقة بإدارة المكتب والعمليات؟
تشمل المسؤوليات الرئيسية المتعلقة بإدارة المكتب والعمليات تقديم الدعم الإداري، ومراقبة نفقات الشركة، والحفاظ على تحديث السجلات، واستقبال الموظفين والزوار، والحفاظ على مكتب منظم، وتنسيق ترتيبات الزوار، والرد على الهاتف الرئيسي، وإعداد ترتيبات السفر، والتنسيق مع تكنولوجيا المعلومات وإدارة المباني، والإشراف على مرافق المكتب، وإجراء مقارنات البائعين، وترتيب تصاريح المكتب، وإدارة البضائع التجارية، وإدارة برامج الولاء والمكافآت، ودعم عملية الميزانية السنوية للمكتب.
ما هي المؤهلات والخبرة المطلوبة لهذا الدور؟
يتطلب هذا الدور شهادة جامعية، و6-8 سنوات من الخبرة في تنسيق المكاتب، وإتقان برامج Excel و Word و PowerPoint. كما يتطلب مهارات اتصال ممتازة باللغتين الإنجليزية كتابة وتحدثًا، ومهارات عرض جيدة، وأخلاق عمل دقيقة، واهتمامًا بالتفاصيل، وموقفًا إيجابيًا.
هل هناك أي متطلبات خاصة بالموقع لهذا المنصب؟
نعم، يتطلب المنصب أن يكون المقيم في دبي، مما يعني ضرورة العيش في دبي.
العمل في دبي
تُعد دبي مركزًا عالميًا للأعمال، وتجذب المهنيين الطموحين من جميع أنحاء العالم. تتميز المدينة بسوق عمل ديناميكي يضم مجموعة واسعة من الصناعات المزدهرة، بما في ذلك التمويل والتكنولوجيا والضيافة والعقارات. تشتهر دبي بثقافتها العملية سريعة الوتيرة والموجهة نحو النتائج، حيث يتم تقدير الابتكار والتميز. غالبًا ما توفر الشركات في دبي بيئة عمل متعددة الثقافات، مما يعكس التنوع السكاني في المدينة. تساهم البنية التحتية الحديثة في دبي، بما في ذلك شبكة النقل العام الفعالة، في تسهيل التنقل اليومي. بالإضافة إلى ذلك، توفر المدينة أسلوب حياة عالي الجودة مع مجموعة واسعة من الأنشطة الترفيهية والفرص الثقافية، مما يجعلها وجهة جذابة للمهنيين الذين يسعون إلى النمو الوظيفي والتجارب الغنية.
موقع تجميع وظائف من جهات خارجية. الحقول المنظَّمة (المهام، المتطلبات، المزايا، التعليم، الراتب، الأسئلة) مُستنبَطة آلياً من الإعلان الأصلي وقد تكون غير دقيقة. يُرجى التحقّق عبر الموقع الرسمي لصاحب العمل قبل التقديم.