سكرتير تنفيذي أول

الوصف

يقدم السكرتير التنفيذي الأول دعمًا تنفيذيًا وإداريًا شاملاً وإدارة للمكتب للمدير، مما يضمن التشغيل الفعال والسلس لمكتب المدير. يعمل الدور بشكل وثيق مع المدير والمديرين المباشرين للمدير لتنسيق الأنشطة التجارية، وإدارة الأولويات، وتسهيل التواصل، وضمان المتابعة في الوقت المناسب للمخرجات الرئيسية وبنود العمل. موقع العمل: الظهران، المملكة العربية السعودية الخبرة المطلوبة: 5-10 سنوات المؤهل المفضل: دبلوم مشارك في إدارة المكاتب، إدارة الأعمال، دراسات السكرتارية. الخبرة العملية ذات الصلة: سكرتير تنفيذي / سكرتير / مساعد تنفيذي / دعم إداري المسؤوليات الرئيسية - تقديم دعم سكرتاري تنفيذي وإداري شامل للمدير. - إدارة جدول أعمال المدير المعقد، والمواعيد، والاجتماعات، والجدول اليومي، مما يضمن تحديد الأولويات الفعال للالتزامات. - تنسيق السفر التجاري المحلي والدولي، بما في ذلك الرحلات الجوية، والإقامة، والنقل، وطلبات التأشيرة، وخطط السفر التفصيلية. - إعداد ومراجعة ومعالجة وصيانة نفقات السفر التجاري والوثائق الإدارية ذات الصلة. - تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك حجوزات الأماكن، والخدمات اللوجستية للاجتماعات، وجداول الأعمال، والمواد، وترتيبات تقديم الطعام. - تسجيل محاضر الاجتماعات وبنود العمل، ومراقبة التقدم، والمتابعة مع أصحاب المصلحة المعنيين لضمان الإنجاز في الوقت المناسب. - التنسيق الوثيق مع المديرين المباشرين للمدير وأصحاب المصلحة الداخليين لتسهيل الأنشطة التجارية وضمان المتابعة الفعالة. - تجميع وتوحيد أبرز الأحداث الأسبوعية والشهرية، والتقارير، والعروض التقديمية، ومعلومات الإدارة. المعرفة والمهارات والكفاءات - مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة. - مهارات اتصال كتابي وشفوي قوية. - اهتمام استثنائي بالتفاصيل والدقة. - مهارات ممتازة في إدارة التقويم والاجتماعات والجدول الزمني. - قدرات قوية في التنسيق والتخطيط والمتابعة. - مهارات قوية في التعامل مع الآخرين وإدارة أصحاب المصلحة. - مستوى عالٍ من السرية والنزاهة والتقدير والحكم المهني. التعليم والخبرة التعليم - يفضل دبلوم مشارك في إدارة المكاتب، إدارة الأعمال، دراسات السكرتارية، أو تخصص ذي صلة. الخبرة - 5-10 سنوات من الخبرة ذات الصلة في أدوار السكرتارية التنفيذية، السكرتارية، المساعد التنفيذي، أو الدعم الإداري. - يفضل الخبرة السابقة في دعم مدير، أو مسؤول تنفيذي رفيع، أو منصب قيادي معادل. - خبرة مثبتة في إدارة التقويم، تنسيق السفر التجاري، إدارة الاجتماعات، المراسلات، إعداد التقارير، والتعامل مع المعلومات السرية. السمات الرئيسية - الاحتراف والنضج - مستوى عالٍ من النزاهة والسرية - حس قوي بالملكية والمسؤولية - نهج استباقي وتوقعي - تنظيم وتحديد أولويات ممتاز - مهارات اتصال وتواصل قوية - اهتمام استثنائي بالتفاصيل - المرونة والقدرة على التكيف - القدرة على بناء علاقات فعالة مع كبار أصحاب المصلحة

ما ستقوم به

• • - يقدم السكرتير التنفيذي الأول دعمًا إداريًا شاملاً وإدارة للمكتب للمدير لضمان عمليات مكتبية فعالة. تشمل الواجبات الرئيسية إدارة الجداول الزمنية المعقدة، وتنسيق السفر، وتنظيم الاجتماعات، وتسهيل التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين.

المتطلبات

يجب أن يمتلك المرشحون 5-10 سنوات من الخبرة ذات الصلة في أدوار السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري. يفضل الحصول على دبلوم مشارك في إدارة المكاتب أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.

الأسئلة الشائعة