مراقب وثائق

الوصف

ملخص الدور يتولى مراقب الوثائق مسؤولية إدارة وثائق المشروع طوال دورة حياتها، مما يضمن تحديد الوثائق وتسجيلها ومراجعتها وتوزيعها وتخزينها وأرشفتها واسترجاعها بشكل صحيح وفقًا لمتطلبات الشركة والمشروع. يضمن الدور أن وثائق المشروع تتوافق مع القوالب والتنسيقات والإجراءات ومعايير التحكم في الوثائق المعتمدة مع الحفاظ على سجلات وثائق دقيقة ومحدثة ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). المسؤوليات الرئيسية - إنشاء وصيانة فهرس ملفات المشروع ونظام تحديد الوثائق وفقًا لمعايير الشركة والمشروع. - التأكد من أن جميع وثائق المشروع تتوافق مع القوالب والتنسيقات واتفاقيات التسمية وإجراءات التحكم في الوثائق المعتمدة. - إعداد وتسجيل وتتبع وتوزيع وصيانة جميع المراسلات الواردة والصادرة. - الاحتفاظ بسجلات وثائق دقيقة وسجلات تتبع، مما يضمن التحديث والتوزيع في الوقت المناسب لأصحاب المصلحة المعنيين. - التنسيق مع مدير المشروع ومهندسي الموقع وفريق المشروع لجمع المعلومات المطلوبة لتقارير التقدم الشهرية. - إجراء فحوصات جودة الوثائق والامتثال قبل الإصدار، بما في ذلك أرقام الوثائق والمراجعات والتواريخ والموافقات والمعلومات الداعمة المطلوبة. - إدارة وصيانة نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، مما يضمن تحميل الوثائق وفهرستها والتحكم فيها واسترجاعها بسهولة. - التحكم في توزيع وتعميم الوثائق على الأقسام ذات الصلة وموظفي المشروع والاستشاريين وممثلي العملاء. - صيانة نظام ملفات اليوم للمشروع والتأكد من تنظيم سجلات المشروع اليومية وإمكانية الوصول إليها بشكل صحيح. - الاحتفاظ بسجلات المشروع الورقية والإلكترونية وفقًا لمتطلبات الشركة والمشروع. - التحكم في مراجعات الوثائق والتأكد من تحديد الوثائق الملغاة وسحبها أو أرشفتها بشكل مناسب. - إجراء نسخ احتياطي للوثائق وأرشفتها وفقًا لفترات الاستبقاء المعتمدة ومتطلبات الاحتفاظ بالوثائق. - دعم أعضاء فريق المشروع في استرجاع الوثائق وتوفير نسخ متحكم بها من الوثائق عند الحاجة. - ضمان السرية والتحكم المناسب في الوصول لوثائق المشروع. - المساعدة في إعداد تقارير التحكم في الوثائق وتحديثات الحالة لإدارة المشروع. - دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية من خلال توفير وثائق مشروع دقيقة وقابلة للتتبع. المؤهلات والمهارات والخبرة - شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضل دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو التحكم في الوثائق أو مجال ذي صلة. - خبرة لا تقل عن 1-2 سنوات في التحكم في الوثائق، ويفضل أن تكون في بيئات البناء أو الهندسة أو البنية التحتية أو المشاريع. - خبرة في العمل مع وثائق المشروع وسجلات الوثائق. - معرفة جيدة ببرامج Microsoft Office، وخاصة Word و Excel. - مهارات تواصل شفهي وكتابي جيدة. - مهارات تنظيم وتنسيق قوية. - اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة. - القدرة على إدارة وثائق متعددة وأولويات ومواعيد نهائية. - القدرة على العمل بفعالية مع فرق المشروع والاستشاريين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.

ما ستقوم به

• • - يدير مراقب الوثائق دورة حياة وثائق المشروع، مما يضمن تسجيل جميع السجلات وتخزينها واسترجاعها بدقة وفقًا لمعايير الشركة. كما ينسق مع فرق المشروع للحفاظ على سجلات الوثائق ودعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية.

المتطلبات

يجب أن يكون لدى المرشحين شهادة الثانوية العامة أو دبلوم في مجال ذي صلة، بالإضافة إلى 1-2 سنوات من الخبرة في مراقبة الوثائق. تعد الكفاءة في برامج Microsoft Office والمهارات التنظيمية القوية ضرورية لإدارة وثائق المشروع والأنظمة الإلكترونية.

الأسئلة الشائعة