مساعد مكتب

الوصف

مساعد مكتب كنوف تعني الفرصة. نحن نعلم أن الفرصة تبدو مختلفة لكل شخص، ونحن فخورون بأننا نرى الفرصة في الجميع. يمكن أن يكون هذا الدور المثير ضمن فريق META الإقليمي هو الفرصة التالية المثالية لك لبناء مسيرة مهنية فريدة، في ثقافة قائمة على القيم وذات هدف واضح يتمثل في جعل الغد منزلًا لنا جميعًا. نحن شركة عالمية مصنعة لمواد البناء، وضمن مجموعتنا، يوفر أعضاؤنا البالغ عددهم 41,500 في 90 دولة عبر 300 موقع فرصة هائلة لأي شخص لديه طموح وطاقة. نحن نقدر مساهمة الجميع على قدم المساواة ونطلب منك أن تحضر نفسك بالكامل إلى العمل، لإثراء العمل بشكل أكبر، حيث نحقق معًا المزيد في بيئة آمنة وشاملة. يستمر نطاقنا العالمي في 90 دولة في النمو، ونحن نبحث عن أشخاص متحمسين وطموحين لمساعدتنا في تحقيق أهدافنا. نحن جميعًا نسترشد بنفس القيم الأساسية ونؤمن بالإمكانات القوية للشركات الكبيرة لإحداث تأثير إيجابي على العالم. نحن نبحث الآن عن زميل آخر للانضمام إلينا في مكتب دبي الإقليمي كمساعد مكتب. هل يمكنك أن تقول "نعم"؟ هل تعامل زملائك باحترام؟ هل تضع العميل في الاعتبار دائمًا؟ هل تتصرف مع الأجيال القادمة في الاعتبار؟ هل تحب البحث عن فرص للنمو والتطور؟ هل لديك سجل حافل في تحقيق النتائج؟ ماذا ستفعل: الإدارة الإقليمية وعمليات المكتب - إدارة العمليات اليومية السلسة للمكتب الإقليمي، وضمان بيئة عمل احترافية وفعالة ومرحبة. - الإشراف على مرافق المكتب، واللوازم، وصيانة البنية التحتية، ومقدمي الخدمات. - تنسيق غرف الاجتماعات، وموارد المكتب، وترتيبات الزوار، وخدمات الضيافة. - دعم العمليات الإدارية المتعلقة بالقيادة الإقليمية، وتنسيق التأمين، والتوثيق، والمسائل التجارية السرية. - ضمان الامتثال للإجراءات الإدارية الداخلية ومتطلبات الحوكمة. إدارة البائعين والعقود - التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والموردين الخارجيين لضمان تسليم الخدمات في الوقت المناسب. - دعم إدارة العقود، وطلبات الشراء، وأوامر الشراء، ومعالجة الفواتير. - المساعدة في اتفاقيات الخدمة السنوية، والتجديدات، ومتابعة أداء البائعين. التنسيق المالي والإداري - دعم إدارة المصروفات، والتسويات، وتتبع الفواتير، وسير عمل الدفع. - التنسيق مع أقسام المالية والمشتريات والأقسام الأخرى لضمان معالجة المعاملات الإدارية في الوقت المناسب. - مراقبة وتتبع الميزانيات والنفقات المتعلقة بالمكتب. الاجتماعات والفعاليات ودعم المديرين التنفيذيين - تنسيق الاجتماعات الإقليمية، وفعاليات القيادة، وورش العمل، والتجمعات التجارية عبر بلدان متعددة. - إدارة لوجستيات الفعاليات بما في ذلك تحديد الأماكن، وتنسيق المشاركين، وترتيبات السفر، وإدارة الموردين. - دعم فرق القيادة بالمتطلبات الإدارية، وتنسيق الجدولة، والمشاريع الخاصة. دعم إضافي - توفير دعم احتياطي للعمليات الإدارية عند الحاجة. - دعم المشاريع الإقليمية المخصصة والمهام السرية. - المساعدة في المبادرات الإدارية الخاصة والمتطلبات التجارية حسب الحاجة. ما نود أن تمتلكه: نحن مهتمون بك كشخص: موقفك، سلوكياتك وقيمك. طالما لديك الرغبة في تعلم أي شيء تحتاجه للدور الذي لا تمتلكه بالفعل، نود التحدث إليك. إذا كان لديك خبرة في المجالات التالية - فهذه ميزة إضافية: - درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة. - خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المكاتب، أو دعم المديرين التنفيذيين، أو تنسيق العمليات، أو دور مماثل. - مهارات اتصال ممتازة وإدارة أصحاب المصلحة. - نهج استباقي ومنظم وموجه نحو الحلول. - إتقان تطبيقات Microsoft Office. - إتقان اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثًا. ماذا سيحدث بعد ذلك؟ نحن نقدر أن وقتك ثمين وأن التقدم لوظيفة جديدة يمكن أن يكون عملية طويلة - لذلك التزمنا بالرد على طلبك في أقرب وقت ممكن.

ما ستقوم به

• • - إدارة العمليات اليومية للمكتب الإقليمي، بما في ذلك المرافق، وعقود البائعين، والدعم الإداري للقيادة. تنسيق الاجتماعات الإقليمية، والفعاليات، وسير العمل المالي مثل إدارة المصروفات وتتبع الفواتير.

المتطلبات

يتطلب خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المكاتب أو دعم المديرين التنفيذيين وإتقان برامج Microsoft Office. يفضل الحصول على درجة البكالوريوس وإتقان اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثًا.

التعليم المطلوب

• - درجة البكالوريوس

الأسئلة الشائعة