مسؤول مكتب وموظف علاقات عامة - دبي

الوصف

هل أنت محترف منظم في إدارة المكاتب ولديك معرفة قوية بالعمليات الحكومية وخدمات العلاقات العامة في الإمارات العربية المتحدة؟ انضم إلى فريقنا كمسؤول مكتب وموظف علاقات عامة في دبي وادعم السير السلس للعمليات المكتبية اليومية، وتوثيق الموظفين، وعمليات التأشيرات والعمل، وأنشطة إدارة الأعمال. ستعمل عن كثب مع الموظفين والإدارة والسلطات الحكومية ومقدمي الخدمات الخارجيين لضمان دعم إداري دقيق وفي الوقت المناسب ومتوافق. طور مسيرتك المهنية في إدارة المكاتب وخدمات العلاقات العامة في هذا الدور، ستجمع بين مهارات تنظيمية ممتازة ومعرفة عملية بإجراءات الهجرة والعمل والترخيص والإجراءات الحكومية في الإمارات العربية المتحدة. ستدير مهام إدارة المكتب، وتحافظ على سجلات الشركة والموظفين، وتنسق الوثائق الرسمية، وتقدم دعمًا فعالًا في جميع أنحاء المنظمة. المسؤوليات الرئيسية – مسؤول مكتب وموظف علاقات عامة - إدارة أنشطة إدارة المكتب اليومية، مما يضمن بيئة عمل احترافية ومنظمة وفعالة. - التعامل مع أنشطة العلاقات العامة والتنسيق مع الدوائر الحكومية والمناطق الحرة والسفارات ومراكز الطباعة والسلطات الأخرى ذات الصلة في الإمارات العربية المتحدة. - معالجة ومتابعة تأشيرات العمل، وتأشيرات الإقامة، وتصاريح العمل، وبطاقات العمل، وبطاقات الهوية الإماراتية، ومواعيد اللياقة الطبية، والوثائق ذات الصلة. - دعم تجديد تراخيص الشركة، وتجديد بطاقات المنشأة، وتحديثات بطاقات الهجرة، ومتطلبات ملفات العمل، والمعاملات الحكومية الأخرى للشركات. - إعداد وتقديم وتتبع وجمع الوثائق الرسمية مع ضمان إتمام جميع العمليات بدقة وفي المواعيد النهائية المطلوبة. - الاحتفاظ بسجلات محدثة لوثائق الموظفين، وحالة التأشيرة، وتفاصيل جواز السفر، ومعلومات التأمين، وتراخيص الشركة، والعقود، وتواريخ التجديد. - مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية الوثائق والتراخيص وتقديم تذكيرات في الوقت المناسب للإدارة وأصحاب المصلحة المعنيين. - تنسيق إدارة انضمام الموظفين ومغادرتهم، بما في ذلك طلبات التأشيرة، والإلغاءات، والتصاريح، والوثائق النهائية. - المساعدة في إعداد الرسائل والنماذج والطلبات والعقود والتقارير والوثائق الإدارية الأخرى. - إدارة اللوازم المكتبية والمرافق وطلبات الصيانة وخدمات البريد السريع وبطاقات الدخول والعلاقات مع الموردين الخارجيين. - استقبال الزوار، والرد على المكالمات الهاتفية، وإدارة المراسلات، ودعم متطلبات الاستقبال والمكتب الأمامي العامة عند الحاجة. - تنسيق الاجتماعات، وترتيبات السفر، والإقامة، والنقل، والمتطلبات الإدارية الأخرى للموظفين والزوار. - ضمان امتثال وثائق الشركة والعمليات الإدارية لقوانين الإمارات العربية المتحدة، والمتطلبات الحكومية، والسياسات الداخلية. - العمل عن كثب مع الموارد البشرية والمالية والعمليات والإدارة لحل المشكلات الإدارية وتحسين العمليات المكتبية. - الحفاظ على السرية عند التعامل مع معلومات الموظفين، وسجلات الشركة، والوثائق الرسمية، والمسائل التجارية الحساسة. - إعداد تحديثات وتقارير منتظمة حول طلبات التأشيرة، والمعاملات الحكومية، والتجديدات، والأنشطة الإدارية المعلقة. المهارات والخبرات والمؤهلات الأساسية – مسؤول مكتب وموظف علاقات عامة - خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المكاتب، وخدمات العلاقات العامة، والعلاقات الحكومية، أو دور مماثل في الإمارات العربية المتحدة. - معرفة عملية بإجراءات التأشيرات والهجرة والعمل والترخيص والإجراءات الحكومية في الإمارات العربية المتحدة. - خبرة في معالجة تأشيرات العمل، وتأشيرات الإقامة، وتصاريح العمل، وبطاقات الهوية الإماراتية، وطلبات اللياقة الطبية، وإلغاء التأشيرات. - الإلمام بالبوابات الحكومية في الإمارات العربية المتحدة، وإجراءات المناطق الحرة، ومراكز الطباعة، والسلطات التنظيمية ذات الصلة. - معرفة قوية بإدارة المكاتب، ومراقبة الوثائق، وحفظ السجلات، وعمليات دعم الأعمال. - إتقان اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثًا مع مهارات تواصل وعلاقات شخصية قوية. - مهارات اللغة العربية ميزة إضافية. - مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة مهام متعددة، وتحديد أولويات المسؤوليات، والوفاء بالمواعيد النهائية. - نهج احترافي وموثوق واستباقي ودقيق في العمل. - إتقان استخدام برامج Microsoft Office، بما في ذلك Microsoft Word وExcel وOutlook. - القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع معلومات الموظفين والشركة الحساسة بشكل مناسب. - رخصة قيادة إماراتية سارية ميزة إضافية. - الاستعداد للسفر محليًا إلى المكاتب الحكومية ومراكز الخدمة والمناطق الحرة والمواقع الأخرى حسب الحاجة. ما نقدمه لمسؤولي المكاتب وموظفي العلاقات العامة لدينا - حزمة تعويضات تنافسية بناءً على الخبرة والمؤهلات. - فرص لتطوير مسيرتك المهنية في إدارة المكاتب، ودعم الموارد البشرية، وخدمات العلاقات العامة في الإمارات العربية المتحدة. - التعرض لمجموعة واسعة من العمليات المؤسسية والحكومية والهجرة والإدارية. - بيئة عمل احترافية وداعمة مع فرص للتعلم والتقدم الوظيفي. ظروف العمل: - الوظيفة: دوام كامل - نموذج العمل: في الموقع - الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة - أيام العمل: من الاثنين إلى الجمعة - السفر: قد يتطلب السفر المحلي إلى المكاتب الحكومية ومراكز الخدمة إذا كنت مسؤول مكتب أو محترف علاقات عامة ذو خبرة ولديك معرفة قوية بالإجراءات الحكومية في الإمارات العربية المتحدة، ومهارات تنظيمية ممتازة، والتزام بتقديم دعم إداري فعال، فنحن نود أن نسمع منك. تقدم الآن لاتخاذ الخطوة التالية في مسيرتك المهنية في دبي.

ما ستقوم به

• • إدارة العمليات المكتبية اليومية وتقديم خدمات علاقات عامة شاملة، بما في ذلك معالجة التأشيرات وتصاريح العمل وتجديد تراخيص الشركة. التنسيق مع السلطات الحكومية في الإمارات العربية المتحدة والاحتفاظ بوثائق الموظفين والشركات بدقة لضمان الامتثال القانوني.

المتطلبات

يتطلب خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المكاتب وخدمات العلاقات العامة داخل الإمارات العربية المتحدة، مع معرفة عملية بإجراءات الهجرة والعمل. إتقان برامج Microsoft Office ومهارات التواصل القوية باللغة الإنجليزية ضرورية، بينما تعد اللغة العربية ورخصة القيادة الإماراتية ميزة إضافية.

المزايا

• • حزمة تعويضات تنافسية
• • فرص التطوير الوظيفي
• • بيئة عمل احترافية وداعمة

الأسئلة الشائعة