مساعد أول، عقود

الوصف

عن الطائف نحن المزود الرائد لخدمات الصيانة والإصلاح والعمرة، والدعم الشامل لدورة الحياة للمنصات البرية والمركبات الثقيلة ومعدات الدعم الأرضي. الواجبات والمسؤوليات الرئيسية - دعم تحليل المتطلبات ليشمل التشاور مع طالبي الخدمة والمستخدمين النهائيين لضمان تحديد متطلبات الشراء/العقود بشكل كامل ولضمان فهمهم لنطاقات العمل (SOW). - قيادة المؤتمرات التمهيدية للمناقصات، وإعداد وإصدار دعوات تقديم العروض (ITT)، وطلبات تقديم العروض (RFP)، وطلبات عروض الأسعار (RFQ) للبائعين؛ إعداد المذكرات والتقييمات الفنية والتجارية للملف. - إعداد وصيانة الأدوات التعاقدية النهائية بما في ذلك أوامر الشراء (POs)، واتفاقيات الشراء الشاملة (BPA)، واتفاقيات صيانة الخدمة (SMA)، والعقود مع جميع الوثائق والمعلومات المطلوبة بما في ذلك إدراج جميع البنود المتسلسلة الضرورية من العقد الرئيسي، والشروط والأحكام استعدادًا لموافقة الإدارة والترسية. - دعم عضو الفريق المعين في أنشطة العقود/المشتريات من البداية إلى النهاية بما في ذلك إعداد حزم العطاءات؛ تقييم مجالات المخاطر؛ تحليل وتقييم المقترحات؛ والمشاركة في المفاوضات، والاختيار النهائي للبائعين، وإغلاق العقد حسب الضرورة. - دعم إنجاز واجبات عقود المشتريات والإدارة أثناء تنفيذ البائع للعقود/أوامر الشراء وتولي زمام المبادرة لحل حالات عدم المطابقة (التأخيرات، المرتجعات، النقص، الزيادات، وقضايا الجودة)، والمساعدة في إعداد تقارير التعجيل/الجزاءات، وصياغة رسائل العملاء، والتحقق من استلام الخدمات/الإمدادات في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ودفع البائع، وصيانة ملفات التتبع المعمول بها. - بدء المراسلات الخارجية والمذكرات الداخلية والمساعدة في تتبع وتقديم المراسلات والتقارير في الوقت المناسب حسب الحاجة. - الإشراف والمشاركة في التفاوض والتنسيق بشأن الإضافات أو الحذف أو التعديلات على أوامر الشراء، والعقود الفرعية، واتفاقيات الشراء الشاملة، إلخ. - تنسيق تغييرات الشراء والعقود الفرعية مع الأقسام الوظيفية وفريق المالية. - تتبع وصيانة سجلات العقود/العقود الفرعية المتعلقة بأداء البائعين وتنسيق الردود مع المجالات الوظيفية والإدارة العليا حسب الحاجة. - تفسير وتطبيق وضمان الامتثال للوائح الاستيراد/التصدير. - إعداد ونشر المعلومات للأقسام والموظفين المعنيين بشأن حالة العقود/العقود الفرعية، والمقاييس، والامتثال، والتعديلات، والمفاوضات، والإنهاءات. - تقييم أداء البائعين النشطين أثناء البحث عن موردين جدد وتطويرهم. - إعداد جميع الوثائق المطلوبة والتنسيق مع قسم الأمن للحصول على موافقة تصريح الدخول للبائعين. - توجيه وتدريب أعضاء الفريق المعينين. - ضمان صيانة جميع الممتلكات ذات القيمة العالية في حالة صالحة للخدمة، وجردها وحمايتها بشكل روتيني. - الحفاظ على سرية وأمن جميع وثائق الشركة. - أداء واجبات أخرى حسب توجيهات مدير عقود البرامج ومدير العقود والمشتريات. الحد الأدنى من المؤهلات - درجة البكالوريوس مطلوبة، ويفضل أن تكون في إدارة الأعمال أو إدارة العقود والمشتريات أو مجال ذي صلة. - يفضل الحصول على شهادات مهنية في العقود/المشتريات. - مطلوب خبرة لا تقل عن ثماني (5) سنوات في دور العقود/المشتريات. (يمكن أن تكون الشهادات الهندسية معادلة). - مطلوب إتقان ممتاز لبرامج Microsoft Office؛ ويفضل الكفاءة في استخدام نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). - القدرة على التواصل بفعالية باللغة الإنجليزية، شفهيًا وكتابيًا، مطلوبة. - امتلاك أو القدرة على الحصول على رخصة قيادة إماراتية.

ما ستقوم به

• • سيقود المساعد الأول أنشطة المشتريات وإدارة العقود، بما في ذلك إدارة المناقصات، والتفاوض على الشروط، وضمان الامتثال للمعايير التنظيمية والتنظيمية. كما سيشرفون على أداء البائعين، ويوجهون أعضاء الفريق، وينسقون مع الأقسام الداخلية لدعم خدمات صيانة دورة الحياة.

المتطلبات

يجب أن يحمل المرشحون درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة وأن يمتلكوا خبرة لا تقل عن خمس سنوات في العقود أو المشتريات. يعد إتقان برامج Microsoft Office وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، بالإضافة إلى مهارات الاتصال الفعالة، أمرًا ضروريًا لهذا الدور.

الأسئلة الشائعة